Assistant(e) administratif polyvalent

Le SDEC ÉNERGIE (Syndicat Départemental d’Energies du Calvados) agit pour la transition énergétique en accompagnant les collectivités locales depuis la production d’énergie (construction de réseaux de chaleur à partir de bois énergie, développement de centrales photovoltaïques solaires,...), en passant par la distribution (organisation des services publics de l’électricité et du gaz, renforcement, effacement et construction des réseaux publics d'électricité,...), jusqu’à l’utilisation (éclairage économique et intelligent, infrastructures de recharge pour véhicules à faible émission de CO2,...).

Dans le cadre d’une réorganisation des services de la Direction Administration-Finances, le SDEC ENERGIE recrute :

UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF POLYVALENT

L’agent aura en charge la mise en œuvre des missions suivantes :

Mission 1 : Accueil
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des publics
- Renseigner et orienter les publics
- Réceptionner les colis, les appels d’offres et les autres produits en provenance de l’extérieur
- Contrôler l’ouverture et de la fermeture de l’entrée au public.

Mission 2 : Assistanat administratif

Direction Administration Finances :
- Prendre en charge la gestion administrative de deux instances : la commission Administration Générale-Finances et le Conseil d’Exploitation
- Préparer les dossiers présentés aux instances du syndicat (décisions, délibérations)
- Planifier les réunions de la Direction Générale Adjointe aux Ressources
- Venir en support aux services de la Direction Administration-Finances (gestion de sinistres, suivi des abonnements presse, …), et des Moyens Généraux (gestion de la flotte de véhicules, des fournitures administratives, …)
- Assurer le suivi des marchés liés au périmètre
- Participer à la rédaction des pièces techniques des marchés liés au périmètre ainsi que l’analyse des offres correspondantes

Finances :
- Enregistrer les ordres de services
- Réceptionner, enregistrer les factures et les diriger vers les services gestionnaires
- Contrôler les mentions obligatoires des factures et des pièces justificatives
- Assurer le suivi des restes à recouvrer
- Aider à la mise à jour des immobilisations, des amortissements et des inventaires
- Être en renfort sur des missions comptables

Mission 3 : Prévention des risques professionnels : santé et sécurité au travail
- Participer à la définition de la prévention des risques professionnels
- Conseiller l'autorité territoriale, les services et les agents
- Analyser les accidents de services
- Mettre en œuvre les actions de prévention et les pistes d'amélioration
- Renseigner et mettre à jour les documents obligatoires (Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, registres …)
- Elaborer les bilans, les statistiques

Mission 4 : Mettre en œuvre le Système Management de la Qualité selon la norme ISO 9001 au sein du service
- Mettre en place les actions d’amélioration continue (respect des procédures, satisfaction des clients, évaluation, analyse des risques, …).

A noter qu’un accompagnement à la prise de poste sera mis en place selon le profil du candidat retenu (tutorat, formation, etc).

Nous recherchons pour ce poste le profil suivant :

• Niveau d’étude : BAC + 2 ou ayant exercé des missions similaires

• Savoir (études, expérience pro et formation continue) : administration, secrétariat, comptabilité publique, notions en commande publique

• Savoir-faire (compétence technique) : Maîtriser les fonctions d’accueil (accueillir, recevoir et orienter les interlocuteurs, savoir gérer des flux d’information) ; être à l’aise avec les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Access, …) ; initiation de la comptabilité publique et des flux comptables

• Savoir être (comportement) : sens de l’organisation et du travail en équipe ; sens du service public ; esprit d’initiative ; autonomie ; ponctualité ; assiduité ; rigueur ; discrétion ; apprécier la polyvalence ; respect de la confidentialité des données