Assistante administrative (h/f)

Votre mission

Rattaché(e) au Coordinatrice agrément formation et au sein d'une équipe de 4 personnes, vos missions sont :
Missions :
- Assurer la gestion administrative de dossiers d'agréments de la catégorie L pour les centres de contrôle technique automobile et les contrôleurs technique automobile habilités
Un peu moins de 700 dossiers centres traiter avant mi décembre, ainsi que son lot de contrôleurs rattachés
Délai d'instruction d'un dossier centre par l'administration 2 mois à compter de l'envoi
Délai d'instruction d'un dossier contrôleur par l'administration 1 mois à compter de l'envoi
- Constituer et mettre à disposition le dossier centre et contrôleur pour signature auprès des gérants et contrôleurs sur notre outil de gestion interne "Websur gestion" back office
- Relancer par téléphone les centres de contrôle pour récupérer les signatures des gérants et des contrôleurs
- Envoyer les dossiers finalisés à l'administration qui sont soit des DREAL (direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement) ou des préfectures via "démarches simplifiées"
- Gérer les les demandes de complétudes des administrations et les relances pour obtenir les décisions préfectorales
Qualités attendues :
Être à l'aise avec les outils informatiques
bonne aisance à l'écrit et par téléphone
avoir une bonne organisation et une bonne méthodologie pour saisir, tracer ses dossiers et les suivre
Production journalière attendue plus de 30 dossiers par jours entre ceux à constituer pour signature et ceux à envoyer à l'administration
Outils utilisés :
CRM : SALES FORCE pour le traitement des données
Websur gestion back office pour la constitution des dossiers
Gmail pour rédaction des mails et suivi des complétudes
Agent téléphonique pour relance
Fichier de partage drive : annuaire contacts et adresses des administrations
Pas de télétravail autorisé dans le cadre de cette mission. Présence obligatoire au siège de Courbevoie.
35h par semaine
Accès à un RIE ou cuisine à disposition dans les locaux avec réfrigérateur et micro ondes
Café/thé gratuit

Votre profil

Débutant accepté pour ce poste.
Rémunération : 21 à 23 K€ sur 12 mois
Poste à pourvoir immédiatement