Assistant.e de direction (h/f)

Au sein de la Direction Générale des Services et sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous êtes chargé(e) d’assister et accompagner la Direction Générale et le Président dans le cadre des missions liées au secrétariat général et à la gestion des assemblées. Vous assurerez par ailleurs l’encadrement et le pilotage de l’activité de l’agent d’accueil général.

Assistant(e) de la présidence et collaborateur(rice) de la direction générale des services

• Accueil téléphonique,

• Gestion des agendas, organisation et planification de réunions/RDV, suivi des invitations, suivi des demandes des élus et des partenaires pour le compte du Président et de la DGS,

• Interface permanent avec les services de la CCES pour l’organisation des réunions, commissions diverses,

• Elaboration de courriers, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (Word, Excel, Power point…)

• Gestion des parapheurs de la collectivité (papiers et électroniques), en veillant au respect des procédures internes et à la qualité des documents soumis à la validation de l’autorité territoriale,

• Enregistrement des courriers/mails entrants et sortants relevant du périmètre en veillant à ce que des réponses soient apportées dans les meilleurs délais,

• Mise à jour du calendrier communautaire

• Mise à jour des bases de données des élus, partenaires et organismes/structures où la collectivité est représentée,

• Suivi, tenue et le classement des dossiers et archives physiques et informatiques du Président et de la DGS,

• Participer aux projets et actions transversales : arborescence du serveur, outils collaboratifs, gestion de crise etc…

• Secrétariat de certaines réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus,

• Organisation des déplacements et hébergements le cas échéant,

• En lien avec le service communication et les services, contribuer à la mise à jour de l’intranet élus et du site internet pour ce qui relève du périmètre de l’assistant(e) de direction,

• En lien avec le service communication, participer à l’organisation des évènements institutionnels (mise à jour des bases de données partenaires…).

Secrétariat des assemblées : Gestion et exécution des assemblées communautaires et des décisions de l'exécutif

• Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires aux assemblées délibérantes (conseils communautaires, bureaux délibératifs) et autres instances (bureau non délibératif et plénières des conseillers communautaires),

• Suivi du respect des échéances et relances auprès des directeurs et responsables de service,

• Rédaction et diffusion des ordres du jour, convocations et des dossiers/documents nécessaires au bon déroulement des instances (procédures dématérialisées),

• Assurer la qualité rédactionnelle et la mise en forme des notes de synthèse, délibérations/décisions/arrêtés etc,

• Participations aux séances, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, liste des délibérations, etc, ,

• Transmission au contrôle de légalité, affichage règlementaire et tenue des registres des actes de la collectivité,

• Organiser et gérer matériellement les réunions,

• Participation à la sécurisation juridique des décisions.

Management de l’agent d’accueil général

• Encadrer l’agent d’accueil dans ses missions,

• Superviser l’organisation et la continuité de l’accueil général,

• Veiller à la gestion centrale du courrier et des circuits des parapheurs (réception, enregistrement, transmission),

De manière très exceptionnelle, assurer le remplacement de l’agent d’accueil général en son absence et celle de son binôme.
- Disponibilité les soirs des conseils communautaires
- Permis véhicule de catégorie B obligatoire.

Formation :

Formation dans le domaine du secrétariat de direction (BTS assistante de direction, gestion administrative…),

Une expérience de 5 ans minimum souhaitée sur des missions similaires (secrétariat et gestion des assemblées dans une collectivité territoriale).

Compétences requises
- Connaissances avérées du fonctionnement des collectivités territoriales (procédures relatives aux actes administratifs, règlementations, circuits décisionnels…) et de leurs instances (Conseil, bureau, commissions, comité de pilotage, comité technique…),
- Parfaite maitrise des règles d’organisation, de planification et de priorisation - des tâches et des agendas,
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits,
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services,
- Maitrise des logiciels et application métiers (suite office, office 365, ixbus, dotelec, Ciril Finances, Manty budget, Manty Décision…),
- Qualités rédactionnelles et orthographiques.

Qualités requises
- Autonomie, esprit d’initiative et capacité d’anticipation,
- Rigueur administrative et capacité à synthétiser,
- Très forte adaptabilité,
- Disponibilité, réactivité, dynamisme et gestion des priorités,
- Qualités relationnelles et d’écoute,
- Discrétion et confidentialité,
- Sens du travail en équipe et appétence pour le management.