Office manager (h/f)

À propos de nous

Vous intégrerez une société spécialisée en cybersécurité dont l’expertise est reconnue par les plus hautes instances étatiques (PASSI-LPM, CESTI agréé par l'ANSSI, évaluateur eIDAS, etc.).

Vous rejoindrez un groupe dynamique et pourrez profiter d’opportunités de mobilités internes, au sein d’AMOSSYS (Rennes) ou plus largement du groupe ALMOND (France & international).

Au cœur de la capitale Bretonne (Rennes), vous évoluerez dans un environnement convivial et aurez l’occasion d’apprendre à connaître vos collègues lors de nombreux moments de convivialité : petits-déjeuners, activités teambuilding, séminaire, etc.

Vous bénéficierez d’un package salarial global comprenant la rémunération brute, des primes (prime de vacances, accord de participation) et plusieurs avantages sociaux (titres-restaurant ; budget CSE ; forfait mobilités durables ; etc.).


Mission

En tant qu’Office Manager (H/F), vous occuperez un poste polyvalent, à l’interface entre nos différents services en interne et en relation avec nos partenaires et prestataires externes.

Vous aurez pour mission d’assurer les activités administratives liées au fonctionnement général de l’entreprise et d’assurer le support logistique des différents services.

Vous réaliserez notamment les missions suivantes :

* Assurer l’accueil téléphonique et physique

* Contrôler les notes de frais

* Gérer les courriers et colis

* Suivre les stocks et passer les commandes de fournitures et matériels

* Établir, enregistrer et suivre divers documents (notamment des documents de sécurité)

* Réaliser les inventaires

* Gérer l’intendance des locaux

* Transmettre et suivre les dossiers d’habilitation des collaborateurs

* Administrer les droits d’accès aux locaux (paramétrage des badges)

* Assurer la gestion du parc automobile

* Participer à l’organisation d’évènements internes

Ce poste sera organisé entre deux types de mission : certaines générales à l’entreprise et d’autres plus spécifiques à notre service « Bureau de sécurité ». Ce Bureau a pour mission d’assurer les activités relatives à la sécurité des locaux et des systèmes d’information internes ainsi que la gestion des documents de sécurité en lien avec les services compétents.

Les activités de secrétariat liées au Bureau de sécurité sont proches des activités classiques de secrétariat dans les missions mais se distinguent par leur contexte (protection du secret de la défense nationale).

Dans le cadre de votre prise de poste, vous serez spécifiquement accompagné(e) dans la découverte du contexte et des missions du Bureau de sécurité. Une formation externe spécifique à ces sujets sera aussi planifiée.

Dans ce contexte (protection du secret de la défense nationale), un dossier de demande d’habilitation sera réalisé et étudié par l’autorité compétente.

Modalités

* Temps de travail : 37 heures hebdomadaires

* Horaires fixes : 8h30 (ou 9h00) – 12h00 / 13h00 – 17h00 (ou 17h30)

* Télétravail ponctuel autorisé


Profil

Vous disposez d’une première expérience dans des domaines tels que l’administratif, le secrétariat, la gestion, etc.

Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence et votre organisation et faites preuve de rigueur. Vous avez le sens de la discrétion et êtes doté(e) d’un sens élevé des responsabilités et de l’engagement.

Vous disposez de bonnes capacités de communication (orales et écrites). Vous maîtrisez les outils de bureautique.

Le poste nécessitera de remplir les critères d’habilitation défense.