Vos activités
Placé·e sous l’autorité du responsable du Secteur Protocole et Invitations, vous serez chargé·e de seconder le responsable du Secteur Protocole et Invitations dans ses fonctions d’organisation des activités protocolaires. Vos missions :
Gestion administrative du secteur
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des boîtes de réception
• Rédaction et mise en forme de documents selon la charte rédactionnelle des deux collectivités (notes, courriers, compte-rendu des réunions du Protocole-Invitations …)
• Utilisation du logiciel interne des manifestations, d’un service de formulaires en ligne, d’une billetterie
• Conception et suivi de tableaux de bord…
• Réalisation hebdomadaire de l’information des manifestations pour les élus Ville et les élus Grand Poitiers
• Mise à jour de la base de contacts
• Gestion des stocks des objets promotionnels et distribution aux associations selon les demandes
• Classement et archivage des dossiers
Participation à l’organisation des manifestations protocolaires
• Réponse aux courriers des demandeurs ;
• Participation à l’organisation des cérémonies militaires, en collaboration avec la préfecture et les associations d’anciens combattants ;
• Veille avec le Secteur Secrétariat des élus – Représentations de la Maire et de la Présidente, à la présence d’un élu de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers sur les manifestations
• Aide à la mise en œuvre des événements protocolaires organisés par la Ville et Grand Poitiers : déroulé protocolaire, ordres des discours, accueil des personnalités, chevalets, plans de table, transmission des micros lors des réunions …
• Accompagnement physique des élus lors des temps forts des collectivités et des manifestations de la Ville, Grand Poitiers ou le CCAS ;
• Réalisation des cartons d’invitation, sur la forme et sur le fond, conformément à la charte graphique des 2 collectivités (logiciel InDesign)
• Vérification de la liste des destinataires pour chaque invitation, en lien avec les services de la collectivité ;
• Envoi des cartons d’invitations pour validation auprès des partenaires extérieurs après validation du cabinet ;
• Envoi des cartons d’invitation des différentes manifestations
• Suivi des retours
Les atouts d’une métropole sans ses inconvénients ! C’est ainsi que l’on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d’enseignement supérieur d’excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d’acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope… impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s’engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s’entoure de femmes et d’hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un assistant administratif chargé de protocole
ou une assistante administrative chargée de protocole
Direction Protocole – Secteur Protocole et Invitations
Cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
A temps complet
Votre profil
Savoir-faire :
• Excellente expression orale et écrite
• Maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire, de syntaxe et de ponctuation.
• Prendre des notes et rédiger des comptes-rendus
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
• Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours
• Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de textes, Excel, …)
• Maîtrise des logiciels et services de formulaires en ligne suivants : InDesign, GMA, GEMA, framaforms, billetterie.
• Maîtrise du décret du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires
• Connaître les services de la collectivité, les circuits et procédures administratives
Savoir-être :
• Être autonome et organisé
• Être discret et respecter les règles de confidentialité
• Prioriser ses activités quotidiennes
• Être disponible
• Être réactif
• Savoir travailler en équipe
• Être garant de l’image des collectivités
Conditions d’exercice des missions
• Permis B obligatoire
• Horaires de bureau, sauf en cas d’événements particuliers en soirée ou week-end (manifestations, cérémonies)
• Déplacements occasionnels sur Grand Poitiers (visites de repérage sur site, présence sur les évènements…)
• Poste basé à Hôtel de ville de Poitiers - 15 Pl. du Maréchal-Leclerc, 86000 Poitiers.
Le jury se déroulera le 8 novembre 2024.
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