Office manager

L’entreprise

New Vega, c'est avant tout une aventure humaine ! Spécialisé dans les industries créatives (gaming, cinéma, livre) et la publicité, notre groupe rassemble une soixantaine de collaborateurs passionnés, répartis entre Paris et Los Angeles.

Nous croyons en l'innovation, la créativité et surtout en la force d'une équipe pour relever les défis du quotidien. Aujourd’hui, nous recherchons notre futur(e) Office Manager, une personne clé pour assurer le bon fonctionnement de notre entreprise.


Missions principales :

L’Office Manager assure un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise en apportant un soutien opérationnel dans des domaines variés. Elle/Il travaille en collaboration étroite avec la direction, les équipes internes, ainsi que les fournisseurs et clients pour assurer la gestion administrative, la logistique et le support comptable.

Gestion Administrative et Logistique :

* Gestion des fournitures et des prestataires : Suivi des commandes et approvisionnements de fournitures bureautiques, gestion des relations avec les prestataires pour l'entretien et le bon fonctionnement du bureau.
* Organisation des déplacement commerciaux : Participation à l’organisation des événements de l’entreprise, recherche et réservation de vols, hôtels, et transports pour les déplacements.

Support Comptable et Financier :

En concertation avec le responsable comptable et financier, ainsi que le cabinet d’expertise comptable, vos missions seront les suivantes :

* Support comptabilité : Suivi des factures fournisseurs et clients, gestion des demandes par email et téléphone.
* Paiements fournisseurs : Préparation des paiements via les outils de comptabilité, validation des fichiers de virements bancaires.
* Recouvrement des créances : Suivi des paiements, relance par téléphone, email ou recommandé.

Gestion Administrative :

* Banques et gestion des comptes : Administration des comptes bancaires de l’entreprise, gestion des accès et suivi des opérations bancaires. Gestion des cartes bancaires.
* Gestion des notes de frais : Vérification, validation, paiement et archivage des notes de frais des salariés, suivi de la conformité des documents.

Accueil et Office Management :

* Gestion des prestataires et des problématiques liées à la vie dans les bureaux, gestion des relations avec le bailleur et avec les divers prestataires pour l'entretien et le bon fonctionnement du bureau (réparateur matériel, machines à café, etc.). Suivi des commandes et approvisionnements de fournitures bureautiques,
* Participation à l’organisation des événement internes.
* Gestion de l’accueil : Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des appels entrants, gestion du courrier entrant et sortant.

Compétences requises :

* Compétences organisationnelles et goût pour le multitasking : Rigueur, adaptabilité, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, et sens de l’organisation.
* Autonomie et réactivité : Capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins et à réagir rapidement en fonction des priorités.
* Compétences en communication : Qualité de communication orale et écrite, à l'aise pour interagir avec différents interlocuteurs internes et externes.
* Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des outils de gestion administrative.

Profil recherché :

* Formation : Bac +3 minimum, de préférence dans le domaine administratif ou gestion.
* Expérience : Premières expériences réussie (3 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement au sein d’une PME.
* Qualités personnelles : Dynamisme, discrétion, polyvalence, rigueur, et capacité à travailler dans un environnement en constante évolution.

Pourquoi nous rejoindre ?

* 🚀Une entreprise à taille humaine où l’initiative et la créativité sont encouragées.
* 🌍 Un environnement stimulant au cœur des industries créatives.
* 🎉 Une équipe conviviale qui sait allier sérieux et bonne humeur.

Si vous vous reconnaissez dans cette description et que vous avez envie d’intégrer une entreprise où votre rôle sera essentiel, alors envoyez nous votre candidature !