Assistant(e) administrative

Assurer la fonction de facturation, encaissement et recouvrement de la régie unique : cantines, accueil petite enfance, périscolaire et extrascolaire

Assurer un soutien au fonctionnement du Service des Affaires Scolaires

Assurer la fonction de Régisseur de Recettes de la régie unique

Gestion à partir du logiciel (Concerto) des facturations, des encaissements pour :

o les repas fournis et facturés par la collectivité pour les scolaires, les Pompiers, le personnel communale et toutes personnes consommant des repas facturés

o les présences d’Accueil Périscolaire

o les présences à la journée sur les Accueil de Loisirs

o les présences du Multi Accueil Petite Enfance

Assurer le suivi des dossiers individuels et familiaux : mise en place du prélèvement automatique, changement de RIB, changement adresse, saisi des nouvelles familles (en lien avec les inscriptions scolaires), suivi aide sociale, …

Enregistrement comptable (clôture de compte tous les jours) cantine et garderie.

Vérifier et constituer le fond de caisse (monnaie).

Établir les dégagements de caisses et préparer les dépôts au Trésor Public (Compte DFT / TP)

Etablir la ventilation analytique et transmettre au service comptabilité

Suivre la relance des factures impayées et établir la liste des passages en perception selon la procédure existante

Apporter un soutien au le fonctionnement du Service des Affaires Scolaires

avant budget :

recevoir demandes et besoins

ébaucher le budget avec le Directeur de Service

formaliser les fiches d’investissement

contrôler les factures après vérification des écoles

contacter fournisseurs pour devis ;

relations avec fournisseurs concernant certaines factures ou livraisons

organiser le classement des documents du service : fiches de poste, entretiens annuels …

gérer en binômes les inscriptions scolaires avant admission par les Directeurs (dérogations, saisi Base Elèves, saisi Concerto, …)

Activités Secondaires :

Renseigner les parents sur le fonctionnement des Services Municipaux d’Accueil dans le cadre du Guichet Unique et autres questions relatives au service

Accueillir et Orienter ponctuellement du public

Savoir-faire

Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

• Rechercher des informations, notamment réglementaires

• Vérifier la validité des informations traitées

• Mettre en forme et présenter des dossiers

• Utiliser l’outil informatique

Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

• Vérifier la conformité des procédures administratives

• Préparer les documents de suivi des décisions administratives

Réalisation de travaux bureautiques

• Trier, photocopier et assembler des documents

• Effectuer le classement ordonné des documents

Savoirs

Suivi et mise en forme des dossiers administratifs

• Logiciels de bureautique

• Activité, fonctionnement et partenaires du service

• Vocabulaire professionnel, procédures du service

• Techniques et outils de communication

Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

• Procédures administratives

Réalisation de travaux bureautiques

• Techniques de classement

• Techniques de base d’assemblage

BAC +2 en comptabilité

Formation à l’utilisation des outils Bureautique (Word, Excel, Outlook, Concerto, Berger Levrault…) indispensable