L'agent placé sous l'autorité du Directeur Général Adjoint des Services délégué au Cadre de Vie, Aménagement et Evénementiel, assure des missions de secrétariat afin d'optimiser la gestion de l'activité du service et est chargé de l'accueil physique et téléphonique.
ACTIVITES :
- A la charge du secrétariat du directeur général : rédaction courriers et courriels, comptes rendus, synthèses, rapports, gestion du planning et des rendez-vous, organisation des déplacements,
- Assure l'accueil du public tant physique que téléphonique (accueil de premier niveau, orientation du public notamment en matière d'urbanisme),
- Suit les projets et activités de la direction notamment le suivi de la préparation des conseils municipaux,
- Assure le suivi des demandes des administrés relatives à la thématique Cadre de Vie,
- Assure la liaison entre les différents services de la collectivité et la Direction,
- Réalise ponctuellement des actes administratifs tels que des arrêtés divers et délibérations.
PROFIL :
- BAC ou BTS secrétariat ou expérience professionnelle confirmée dans le secrétariat de service technique ou à caractère technique,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet et réseau interne),
- Connaissances en organisation des collectivités territoriales et en comptabilité publique,
- Réglementation domaine public,
- Rédaction d'actes administratifs,
- Capacités rédactionnelles,
- Capacité d'écoute et d'accueil de publics différents,
- Rigueur et discrétion,
- Diplomatie et bon relationnel,
- Adaptation aux évolutions permanentes (organisation, réglementation),
- Capacité d'analyse et de travail en équipe,
- Autonomie.
CARACTERISTIQUES DU POSTE :
- Conditions statutaires + régime indemnitaire + 13ème mois,
- Poste à pourvoir en janvier 2025.
Experience: 12 Mois
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
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