Agent administratif / agente administrative (h/f)

Le poste d'agent administratif est exercé de 14h à 21h du lundi au vendredi au sein de la résidence sociale - FJT.
Ce poste de remplacement lié à l'absence d'un salarié est sédentaire.

- Assurer des tâches de secrétariat
- Classer et archiver numériquement des documents
- Assurer une aide-comptable via la numérisation des factures
- Recevoir et orienter toute personne ou information entrant et sortant du site
- Assurer la circulation de l'information
- Accueillir les résidents, candidats, personnes pour une information, visiteurs, partenaires, fournisseurs...
- Suivre des consignes concernant l'exécution de certaines tâches administratives
- Contrôler les accès à l'établissement
- Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Informer et orienter le public
- Réceptionner, classer, diffuser le courrier arrivé
- Assurer le départ du courrier - Gérer les arrivées/départs des résidents et des groupes
- Travailler en relais et en équipe
- Prévenir les intrusions
- Filtrer les accès des personnes extérieures au foyer
- Répondre au téléphone, établir et diffuser les messages aux intéressés et transmettre les communications téléphoniques aux résidents
- Prendre les messages et les restituer selon les consignes (téléphone, accueil des personnes.)
- Se mettre en liaison avec l'extérieur (voisinage, autorités telles que la police, les médecins, les pompiers...)
- Assurer la rédaction de comptes-rendus

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Bureautique et outils collaboratifs,Classement, archivage,Guide des bonnes pratiques de l’organisation,Méthode de classement et d'archivage,Techniques de numérisation,Techniques de secrétariat,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Réaliser des travaux de reprographie,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres hébergements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.