Assistante administrative

ACTIVITES PRINCIPALES

Pour le pôle administratif :

 Secrétariat
- Réalisation de travaux de bureautique
- Rédaction de courriers divers
- Conventions, décisions, délibérations
- Tri, classement et archivage de documents
- Réception, traitement et diffusion d’informations

 Arrêtés municipaux
- Rédaction
- Demande de numéro
- Validation
- Diffusion

 Suivi de l’exécution du marché d’entretien, envoi des plannings, contrôle, modification.

 Organisation de la fête des associations.

 Bilans

 Gestion des salles gérées par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des concierges
- Relations avec les associations

Pour le pôle administratif et avec le chef du service technique :

 Gestion du parc immobilier :
- Demandes d’interventions
- Suivi entretien des bâtiments
- Demandes d’approvisionnements et commandes

 Gestion du matériel géré par la Direction des Affaires Culturelles
- Gestion informatique des réservations et suivi des dossiers
- Vérification des pièces à fournir
- Planning des équipes.
- Relations avec les associations

 Suivi de l’organisation des manifestations du Cabinet du Maire avec le Responsable technique

 Elabore les plans de prévention, dossiers sécurité des évènements et manifestations

Activités spécifiques :

 Régisseur adjoint des recettes pour les salles, le matériel, Sous régies Archives

 Participation aux manifestations de la Direction des Affaires Culturelles

 Missions d’accueil :
- Gestion des conciergeries
- Mise à jour listing Associations
- Tri du courrier et enregistrement.
- Gestion des états des lieux salles et matériel (Réception / Enregistrement/suivi)
- Gestion des clés, des sorties et retour des clés tenue d’un registre - Remises de clés à faire signer impérativement, y compris aux personnes du service.

Profil / Compétences :
- S’exprimer correctement oralement et par écrit (Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire)
- Connaître fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques
- Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Comprendre les demandes
- Techniques de secrétariat (Mise en page, mise en forme de courriers ou documents)
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Fonctionnement de l’Internet et de l’intranet
- Anticipation sur tous les dossiers
- Respect des procédures
- Encaissement de régie
- Anticiper les commandes de fournitures
- Rapidité d’exécution
- Avoir des connaissances dans le domaine de l’organisation de manifestations et gestion des ERP

Savoir être :
- Rigueur
- Discrétion
- Réactivité
- Organisation
- Qualités relationnelles et écoute
- Grande Autonomie
- Esprit d’initiative
- Esprit d’équipe

Formations/diplômes requis :
- Permis B
- Formation « Accueil »
- Formation Word et Excel
- Formation de l’évacuation au public (possible en cours de mission)
- Formation de Sauvetage-Secourisme du Travail (possible en cours de mission)