Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Collaboratrice directe de la Directrice des affaires culturelles et du patrimoine – Apporte une aide permanente au responsable du service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers ; assure le suivi comptable et financier de la DACP Missions / conditions d'exercice MISSIONS SPÉCIFIQUES
Organisation permanente de la vie professionnelle du directeur et coordination de l’action du service – responsable des engagements de dépenses et du traitement des factures

MISSIONS COLLECTIVES
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique – classement et archivage des dossiers Profils recherchés SAVOIR
Circuits et procédures administratives et procédures du service
Organisation et fonctionnement de la collectivité départementale et des collectivités partenaires du service
Comptabilité analytique
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Expression écrite et orale
Technique de secrétariat (dactylographie, prise de note, etc.)

SAVOIR FAIRE
Gérer les activités du secrétariat
Gérer les agendas des agents du service
Organiser le classement et l’archivage de la documentation du service
Réaliser les transmissions
Renseigner les tableaux de bord des activités des différents services rattachés à la direction ou au service
Suivre l’exécution budgétaire du service
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion

SAVOIR ÊTRE
Écouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie
Respecter les horaires et les délais d’exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Prendre des initiatives adaptées, justifiées et pertinentes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées