Un ou une assistante administrative

Dynamique, jeune, nourrie d'histoire mais tournée vers l'avenir : Poitiers est une ville où il fait bon vivre, où il fait bon étudier et enseigner, où fleurissent les projets associatifs et culturels. Les perspectives professionnelles y sont soutenues par les nombreux projets de développement d'envergure locale, régionale et nationale, portés par les acteurs d'un tissu économique et administratif diversifié et actif. A moins d'une heure et demie de Paris et de Bordeaux, entre ville et campagne, c'est une situation privilégiée, ouverte à toutes les compétences et idées.

Poitiers est une ville engagée pour la transition écologique, pour la justice sociale, pour la démocratie, et pour la confiance en l'économie locale, ambitieuse dans son projet de transformation du territoire face aux défis du XXIe siècle. C'est à partir de la richesse de tous ses acteurs, de tous ses quartiers et de tous ses habitants, qu'elle souhaite construire son avenir, en fondant son action sur une administration reflet de ces ambitions : innovation, expérimentation, mais aussi participation citoyenne et état d'esprit collectif.

La Ville de Poitiers, résolument tournée vers l’avenir, souhaite s'enrichir de compétences pour conduire ce changement, et recrute :

Un ou Une Assistante administrative

Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?

• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d’envergure et à forts enjeux ;

• Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;

• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d’information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;

• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée (poste ouvert au télétravail) ;

• Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d’avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d’avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.

En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d’une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C’est un métier qui fait sens !

Présentation de la structure

Au sein de la collectivité territoriale, la Direction Générale Adjointe Transition Écologique doit répondre aux enjeux du territoire et d’atténuation des effets des bouleversements climatiques et écologiques à travers les politiques d’aménagement et de gestion des biens communs. Elle coordonne trois grandes dimensions relatives aux questions d’atténuation et d’adaptation au changement climatique : ressources & biodiversité, énergie & patrimoine, aménagement & cadre de vie. La dimension ressources & biodiversité regroupe trois Directions coordonnées par un Adjoint au Directeur Général Adjoint Transition Écologique : la Direction Agriculture & Alimentation, la Direction Eau & Assainissement et la Direction Nature & Biodiversité.

La Direction Agriculture & Alimentation a pour principales missions de définir, mettre en œuvre et évaluer des politiques agricoles et alimentaires cohérentes, « du champ à l’assiette », en lien avec le Projet Alimentaire Territorial (PAT) de Grand Poitiers Communauté urbaine, auquel la Ville de Poitiers contribue fortement. Elle intègre la restauration collective de la Ville de Poitiers pour promouvoir une alimentation saine, de qualité, durable et accessible à tous et à toutes, en s’appuyant sur le levier de la commande publique responsable (environ 2 800 000 euros d’achats de denrées alimentaire chaque année).

Sous la supervision de la responsable administratif vous serez en charge de :

• Assurer des travaux administratifs en conformité avec les différents règlements de la collectivité (Charte rédactionnelle, Règlement de la DRH, etc..) nécessaire au fonctionnement de la Direction ;

• Participer à l’application des nouvelles actions relatives aux politiques publiques de la collectivité.

Vos activités

Gestion secteur RH :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique ;

• Gérer les remplacements des agents en appui des Responsables de secteur ;

• Participer à la gestion administrative du temps de travail (décomptes, annualisation, temps partiels, plannings, conges, etc…) ;

• Suivre les indicateurs de gestion RH (absentéisme, congés) ;

• Participer à l’élaboration des plannings des centres de loisirs (suivi de la planification des agents, diffusion des plannings aux agents, etc..) ;

• Préparer les éléments de paie (heures complémentaires, etc…) ;

• Suivre les horaires individuels (formations, réunions) ;

• Participer à la gestion et le suivi administratif des formations ;

• Traiter les demandes d'emploi (stagiaires, immersions, TIG) ;

• Effectuer des tâches administratives et de classement.

Gestion secteur Restauration :

• Effectuer des tâches administratives (saisie et mise en forme de différents documents, publipostage, effectifs, produits d’entretien, etc…), en conformité avec la charte rédactionnelle et les pro-logiciels de la collectivité.

• Assurer ponctuellement la permanence de la caisse enregistreuse sur un des restaurants administratifs,

Votre profil

Dans ce rôle, une connaissance approfondie des tâches administratives est essentielle. Vous aurez également besoin d'une maîtrise des outils informatiques tels que Word et Excel pour mener à bien vos missions.

Votre capacité à travailler de manière méthodique et organisée sera un atout majeur pour assurer un travail précis et efficace. Nous recherchons quelqu'un capable de prendre des initiatives tout en respectant les procédures établies.

Le travail d'équipe est au cœur de notre environnement, et nous comptons sur votre aptitude à collaborer harmonieusement avec vos collègues. Enfin, la discrétion est essentielle pour assurer la confidentialité des informations.

Conditions d’exercice des missions

• Poste ouvert au télétravail (2 jours maximum par semaine).

• Lieu de travail principal : 4 place des 3 cités - 86000 POITIERS