Assistant(e) administratif - organisme de formation (h/f)

***2PACE Academy*** Créé par le cabinet de conseil en performance commerciale 2PACE, le centre de formation 2PACE Academy est entièrement dédié à lʼapprentissage et à la maîtrise de Salesforce, la solution CRM n°1 sur le marché. Notre mission est de former des professionnels compétents, capables de relever les défis dʼun secteur en constante évolution, où la transformation digitale et la gestion de la relation client sont devenues des leviers essentiels de performance. **Mission principale :** Le/la référent(e) administratif assure la gestion administrative de lʼensemble des activités de lʼorganisme de formation. Il garantit le bon fonctionnement administratif, coordonne les dossiers et veille à la conformité des procédures avec les réglementations en vigueur. **Activités principales Gestion administrative** * Assistant(e) administratif - organisme de formation H/F2Suivi des procédures administratives : gestion des inscriptions, contrats, conventions et facturation * Maintenir à jour les bases de données des apprenants et des formations Assurer la coordination avec les équipes pédagogiques et le service comptable * Gestion et archivage des documents administratifs et documents officiels de l'OF (diplômes, certificats, etc.) Point de contact des étudiants et des enseignants pour toute question administrative * Assurer le respect des procédures de qualité et de conformité administrative Coordination administrative des formations * Assurer la gestion des plannings des formations en lien avec les formateurs et les apprenants * Coordonner la logistique des sessions de formation (réservation de salles, gestion du matériel, envoi des convocations) * Suivre et gérer les dossiers de financement des formations OPCO, CPF, France Travail, etc.). * Gestion des relations avec les partenaires : Entretenir les relations administratives avec les partenaires institutionnels et financiers (organismes de financement, entreprises partenaires, etc.) * Assurer le suivi des conventions de partenariat et des contrats de formation Participation avec la Directrice du centre de formation, au développement des relations avec les partenaires (entreprises, institutions, écoles) * Suivi des projets collaboratifs avec les partenaires, notamment sur les projets dʼinsertion professionnelle des étudiants Participation à lʼorganisation dʼévénements en lien avec les partenaires * Assistant(e) administratif - organisme de formation H/F3Support à lʼéquipe pédagogique et commerciale Assister les équipes pédagogiques dans la préparation des documents nécessaires aux formations * Soutenir lʼéquipe commerciale dans la gestion des devis, des contrats et des factures
1er appel téléphonique : avec la Talent Acquisition 2ème Visio : Responsable de 2PACE Academy 3ème entretien physique : Rencontre avec l’équipe
* Formation : Bac +3 en gestion des entreprises et des administrations, gestion de lʼéducation, management, RH ou équivalent. * Expérience : Justifier dʼune expérience significative dans un rôle administratif (Administration RH, ADV, ...) ou pédagogique ou dans un poste similaire, idéalement dans le secteur de la formation **Compétences requises :** * Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à collaborer avec différents interlocuteurs (internes et externes) * Sens du travail en équipe, sens du relationnel, capacité à transmettre et échanger des informations, capacités de synthèse, compétences rédactionnelles, rigueur * Proactivité, dynamisme & réactivité * Autonomie, sens de lʼorganisation et gestion des priorités * Anglais opérationnel * Expérience préalable dans le secteur de la formation ou lʼéducation est un atout * Connaissance des enjeux et des réglementations liées à lʼenseignement et la formation professionnelle serait un plus