Assistante de direction (h/f)

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur est en charge de :
- Gérer le planning du directeur ;
- Faire le lien entre le directeur et les collaborateurs ;
- Gérer le planning de présences/absences de l’équipe ;
- Suivre les contrats de maintenance et les factures ;
- Diffuser les messages.

* Responsabilités :
- Financières : édition des BC et validation des factures ;
- Référent dans un domaine : suivi des contrats fournisseurs.

* Activités et tâches :

° Tâches administratives :
- Gérer l'ordre du jour, le planning, le courrier et l'agenda du directeur ;
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;
- Organiser et préparer les réunions ;
- Rédiger des comptes rendus ;
- Prendre des rendez-vous ;
- Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du directeur ;
- Rédiger et traiter les courriers, les notes… ;
- Trier et organiser le classement de documents, les dossiers ;
- _ Convoquer et mettre en place le planning des agents pour l’entretien professionnel ;
- Classer et archiver des documents ;
- Organiser les déplacements des agents (ordre de mission) ;
- Diffuser des messages en interne pour les différents groupes d’utilisateurs ;
- Gérer les agents sur INCOVAR ;
- Faire le suivi des factures, bon de livraison ;
- Gérer les formulaires de mise à disposition de matériel ;
- Savoir rechercher les tiers et les marchés sur le logiciel Sedit ;
- Vérifier avec les services « du service fait » puis valider les factures sur Sedit ;
- Gérer et faire le suivi des contrats fournisseurs ;
- Gérer et attribuer un planning aux personnels volontaires pour les astreintes techniques / Plan ORSEC ;
- Soutien administratif dans la passation des marchés ;
- Préparation des DCM (Délibérations du Conseil Municipal) correspondantes.

° Tâches Techniques :
- Réserver le matériel à la demande des services ;
- Gérer les comptes Windows ;
- Débloquer les GSM Pro avec le code PUK ;
- Créer les comptes mails ;
- Faire le lien avec la RH, pour supprimer les adresses mails des agents qui ne sont plus dans la collectivité ;
- Gérer les dossiers des demandes de clé chambersing ;
- Diffuser des SMS en masse (Elections), (plan ORSEC) et (État-civil) sur la plateforme Contact Everyone ;
- Créer des visioconférences pour les différents services ;
- Suivre les demandes d’intervention sur GLPI ;
- Gérer les comptes 3CX ;
- Établir et suivre les bons de commande ;
- Gestionnaire du parc mobile.

* Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :

Le service informatique étant un service de Support transversal, l’assistante de direction sera en liaison avec tous les autres services et aussi prestataires extérieures (échanges contractuelles, demande d’informations).

Elle est également amenée à échanger avec les élus (signature des contrats).

* Quotité de travail : Temps complet.

* Conditions d’accès :
- Diplôme ou titre requis : Bac ou BAC PRO secrétariat ;
- Exigences de l’emploi ;
- Niveau de diplôme : Bac.

* Compétences professionnelles :
- Capacités rédactionnelles ;
- Sens poussé de l'organisation ;
- Disponibilité ;
- Autonomie ;
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques.