Assistant/e de direction au cabinet du préfet délégué pour la défense et la sécurité zone ouest h/f

Groupe Rifseep 1

Vos activités principales :

Le poste est à pourvoir au sein du cabinet du préfet délégué pour la défense et la sécurité de la zone Ouest. Celui-ci a pour rôle d’appuyer l’autorité préfectorale dans l’exercice de ses responsabilités en assurant son secrétariat particulier, en suivant les affaires réservées, en coordonnant l’action des différentes structures de la préfecture de zone et en assurant le suivi administratif, budgétaire et immobilier du site, de la résidence préfectorale et des services de la préfecture de zone.

Sous l’autorité du chef de cabinet et de son adjoint, l’assistant/e de direction a pour missions principales:

1/ D’assurer le secrétariat du préfet délégué:

la tenue de l’agenda électronique du préfet délégué: prise des rendez-vous, organisation des réunions en lien avec les services, réservation des salles, organisation des déplacements, organisation des réceptions à la résidence (invitations, etc.);
la préparation des dossiers du préfet délégué: préparation des dossiers et mise en forme éventuelle;
le traitement des courriers et des parapheurs: enregistrement, rédaction et mise en forme éventuelles, classement, archivage;
la réception des appels téléphoniques, l’accueil des rendez-vous du préfet délégué.

L’assistant/e de direction assure également la mise à jour des organigrammes du service, les comptes-rendus des réunions et participe au bon fonctionnement du cabinet.

2/ D’assurer un suivi du budget de la préfecture de la zone de défense et de sécurité en lien avec le SGCD 35 : préparation, programmation, exécution, traitement des factures.

3/ De participer au suivi logistique, mobilier et immobilier du pavillon de la Borderie et de la résidence du préfet délégué en lien avec le SGCD.

4/ de Gérer les frais de déplacement et ordres de mission des personnels via l’application CHORUS DT

5/ D’assurer le soutien logistique du centre opérationnel zonal (COZ) renforcé ainsi qu’une mission d’accueil/secrétariat en cas de crise majeure ou dans le cadre d’exercices de gestion de crise.

Composition et effectifs du service :

Placé sous l'autorité d'une directrice de cabinet, le cabinet du préfet délégué est composé d'un chef de cabinet (A), d'un chef de cabinet adjoint (A), d'un chargé de mission cartographie et modernisation (A), de deux assistantes de direction (C), d'un gestionnaire logistique polyvalent (C) et d'un chauffeur (C), ainsi que deux personnels de résidence (C).

Liaisons hiérarchiques :

Chef de cabinet N+1

Directrice de cabinet N+2

Liaisons fonctionnelles :

Les services de la préfecture de zone (EMIZ, SGAMI) et ses partenaires: secrétariats des directeurs de cabinet et secrétaires généraux des préfectures, directeurs zonaux de la police, DDSP, Régions de gendarmerie et commandants de groupement, délégués ministériels de zone (DREAL, DRAAF, DRAC, rectorat, ARS etc.), administration centrale, etc.