Assistant.e de direction - direction du parcours patient et de la performance (h/f)

[55668] CENTRE HOSPITALIER DE GONESSE - ESPACE RECRUTEMENT
Missions générales :
Organiser pour le responsable hiérarchique et les adjoints, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.
Missions spécifiques :
-Prise des appels téléphoniques de la direction
-Prise des rendez-vous de la direction et encadrement
-Gestion agenda direction
-Gestion des plannings direction et encadrement
-Aide à la priorisation des sollicitations internes et externes
-Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions)
-Aide à la rédaction, frappe et mise en forme de courriers, notes de service, comptes rendus de réunions, procédures
-Préparation des dossiers d'instances, de réunions
-Organiser et prendre les comptes-rendus des réunions (réservation de salle, invitations des participants, installation de visioconférence, prises de notes)
-Classer des documents dans les groupes teams et gérer l'arborescence
-Archivage des documents, participer à la mise en oeuvre de la dématérialisation (enregistrement, tri, traitement, classement diffusion, archivage)
-Actualiser la GED, l'intranet et site internet
-Préparer les réponses aux enquêtes et sollicitations des autorités de tutelles
-Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
-Etablir le calendrier annuel avec réservation de salle et envoyer les invitations des instances groupes ci-dessous
-Préparer et organiser des réunions institutionnelles :
-Commissions Parcours Complexes - 2/mois
-Commissions des Hospitalisations Longues - 2/mois
-Comités de pilotage des PASS hospitalières 2/ an
-Rencontres partenariales (tous les mois)
-Bureaux des consultations (tous les mois)
-Conseils des consultations (2/an)
-COPIL et groupes de travail dédiés (tous les mois)
-Commissions identitovigilance (1 à 2 fois / an)
-COPIL DPIG (trimestriel)
Description du profil recherché:
-Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point,
-Maîtrise des outils de visioconférence,
-Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe,
-Capacités avérées d'organisation et de méthode,
-Sens de l'écoute, de la communication, des responsabilités et des relations humaines,
-Rigueur,
-Tact et discrétion professionnelle,
-Adaptabilité et disponibilité,
-Autonomie et sens des responsabilités,
Souci de transmission de l'information, sens de la collaboration.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour