Office manager

NiCE est une agence de création internationale spécialisée en stratégie et identité de marque, en retail et design produit. Implantée à Paris, New-York, Singapour et Tokyo, notre vision est le fruit de trente années d’expérience principalement dans les domaines du luxe et de la beauté.


Nous sommes une équipe d'une douzaine de collaborateurs, a la recherche de notre Office Manager pour notre agence située a Paris Madeleine. Certains collaborateurs étant étrangers, parler anglais est important.


Missions:



Bien-être au travail et vie de l’équipe :

- Gestion du bien-être de l’équipe

- Présence dans les locaux tous les jours de 9h à 17h

- Assistanat des équipes et de la direction

- QVT / QVCT



Services Généraux :

- Accueil physique dans les locaux

- Gestion des locaux et de la vie du bureau

- Gestion des livraisons et coursiers

- Gestion des espaces de stockage, courses et fournitures (papèterie, matériel informatique, produits d’entretien, consommables, café, thé…)

- Gestion des prestataires ponctuels (interventions de réparation, entretien de la chaudière, visite de vérification périodique de sécurité…)

- Suivi des contrôles réglementaires et mise à jour du registre de sécurité

- Recensement et suivi des immobilisations comptables (matériel, parc informatique, licences, factures)

- Gestion des déplacements (réservation de transport et d’hébergement)

- Organisation des espaces de rangement

- Entretien de la machine à café (nettoyage de l’infuseur et du bloc d’extraction, détartrage, filtration…)



Onboarding / offboarding :

- Création des différents accès (adresse mail et signature, Teams, logiciels, Kiwi HR)

- Gestion des adresses emails et accès (création, suppression, transfert)

- Envoi des différents emails préalables à l’embauche (demande de documents, envoi des informations)

- Centralisation et communication des informations

- Présentation de l’équipe et des locaux

- Amélioration et mise en place des procédures d’onboarding / offboading : création d’un livret d’accueil, checklists



Evénementiel et communication interne :

- Organisation de moments de convivialité : fêtes d’anniversaire, dîner de Noël, soirées à thèmes, activités de team building, pot d’arrivée / de départ

- Communication des informations importantes sur la vie de l’équipe (via Teams et l’agenda)

- Réception des clients et collaborateurs externes

- Préparation des événements (acheter boissons et snacks, veiller au rangement des espaces, préparer de la salle de réunion…)

- Développer l’événementiel par la proposition d’activités régulières et la création d’un planning



Ressources humaines et gestion administrative :

- Aide administrative au recrutement (envoi de mails…)

- Création de partenariats avec des écoles de design pour le recrutement de stagiaires et entretien de de ces partenariats tout au long de l’année

- Gestion de la formation : demandes de financement à l’OPCO, recherche des organismes de formation et inscription

- Gestion de la mutuelle (affiliations, mise à jour annuelle…)

- Gestion de la prévoyance (affiliations, mise à jour annuelle…)

- Gestion de la médecine du travail (création, suivi des visites et des convocations…)

- Suivi des attestations de transports et demande de documents périodiques

- Etablissement des conventions de stage, lien avec différentes parties

- Collaboration sur la structuration des informations administratives / logistiques (recensement des informations via Trello…)



Supérieur Hiérarchique: Managing Creative Director



Rémunération pour un temps plein: 30K-35K€ annuels bruts selon experience