Assistant administratif (h/f)

Sous l'autorité du responsable d’As’SO Vanves - Pôle vie associative :

1) Instruction de la mise à disposition des salles municipales

2) Accueil du public

3) Participation aux actions du pôle

Activités :

1) Instruction de la mise à disposition des salles municipales
- Gestion des demandes de salles (services, associations, habitants)
- Participation à la rédaction et suivi des conventions d’occupation via progiciel AGORA
- Réception et suivi des paiements des locations de salles
- Participation à l’élaboration du planning hebdomadaire des salles à transmettre aux services
- Gestion des dossiers de demandes de salles périodiques
- Suivi des travaux des salles municipales via CIRIL PATRIMOINE, en lien avec le responsable hiérarchique
- Lien avec les agents d’ouverture et d’entretien, en lien avec le responsable hiérarchique
- Suivi des clés et badges magnétiques, gestion du progiciel WINPACK.

2) Accueil du public
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception et redirection des mails entrants au service (boite lephare@ville-vanves.fr)
- Remplacement de l’agent d’accueil en fonction des nécessités du service

3) Participer aux actions du pôle
- Représenter le service et accueillir le public lors des événements liés à la vie associative (Forum, Conférence des Présidents, Rencontres associatives…).

Bonne connaissance des outils informatique (Word, Excel, progiciels cités…)
- Connaissance de l’organisation municipale et du milieu associatif
- Rigueur et réactivité
- Aisance relationnelle
- Sens du travail en équipe