Adjoint administratif polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Accueil du public en mairie et Gérer le standard téléphonique
Formalités administratives diverses : locations des différentes salle, état des lieux, informer sur les manifestations et diverses autres demandes des particuliers...
Gestion de l’urbanisme,
Gestion des états civils
Elections politiques et professionnelles
Gestion du cimetière
Assurer la gestion financière et comptable Missions / conditions d'exercice Gestion de l’urbanisme

Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil :
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.
- Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages.
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes :
- Apposer les mentions marginales.
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).

Formalités administratives diverses
-Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes – suivi avec les autorités militaires

Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations. - Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
-Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Conseiller la hiérarchie/élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect

Autres activités
- participation à l’accueil physique et téléphonique du public : cartes de déchetteries, renseignements divers (gestion des salles communales),
- recensement obligatoire, (renseignements nouveaux habitants).
- gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats

Assurer la gestion financière et comptable :
- Réceptionner, vérifier (validité des pièces justificatives, contrôle des factures…), classer et archiver les pièces comptables.
- Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats. via le logiciel BERGER LEVRAULT
- Assurer une veille sur les opérations comptables.
-- Recevoir et renseigner les usagers et fournisseurs,
- Recueillir des informations et en communiquer

Polyvalence
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public

Services postaux
Tout affranchissement manuel
Retrait des lettres et colis en instance

Relations à la hiérarchie :
Informer le hiérarchique, d'une contrainte particulière liée à la réalisation d'une tâche ;
Rendre compte de manière orale de son activité et des conditions de son activité ;
Adapter son comportement à la situation et exposer un avis professionnel ;

Relations aux usagers
Adapter son comportement au public concerné et à la situation ; Profils recherchés - maîtrise des outils bureautiques ( Word, Excel,…)
- Logiciel Berger Levrault
- Information générale à l’Etat civil
- Code civil
- Règles communes à la rédaction des actes d’Etat Civil
- Procédures relatives au mariage et pacs
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Techniques rédactionnelles administratives
- Code général des collectivités territoriales
- Code électoral
- Historique du cimetière
- Règlement du cimetière et plan
- Législation funéraire de la commune
- Consignes définies par la hiérarchie, pouvoir de police du maire
- capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- sens du contact, et de la communication.
- sens du service public - méthode et rigueur
- Autonomie, Initiative
- Discrétion
- Forte disponibilité
- Réactivité
- Respects Droits et obligations des fonctionnaires ;