Un(e) assistant(e) de direction de la dgs, responsable du secrétariat général et du service courrier (f/h)

Descriptif et missions

Un(e) Assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier (F/H) Ce poste est à pourvoir à SEVRAN.
Un(e) Assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier (F/H)
Sous la responsabilité de la DGS, l' de Direction de la DGS est responsable du secrétariat général et du service courrier. Il ou elle pilote l'ensemble des missions et encadre une équipe de quatre personnes (deux assistantes de direction, une chargée d’accueil de l’hôtel de ville, un chef d’équipe des appariteurs), s'implique dans les tâches quotidiennes et apporte son expertise et sa dynamique. Les missions de ce poste sont tournées vers le bon fonctionnement de l'administration générale et sa bonne articulation avec le cabinet du Maire.

Missions principales :

- Organisation de la vie professionnelle et du secrétariat du DGS
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages de toutes natures
- Rappeler des informations importantes
- Organiser et planifier des réunions (ordre du jour, transmission de documents...)
- Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques : courriers, notes, rapports, relevé de décision, comptes-rendus, présentations...
- Assister le DGS dans l'organisation et le suivi de certains projets
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers du DGS

Missions spécifiques :

- Suivi et organisation les activités du secrétariat général
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat général
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
- Assurer la signature mécanisée sous le contrôle du DGS
- Veiller au circuit des parapheurs entrants/sortants
- Gestion des parapheurs dématérialisés
- Suivre le circuit des actes administratifs, arrêtés, décisions
- Traitement des actes dématérialisés

Management de l'équipe :
- Vous encadrez et animez l’équipe (assistante de direction, chargée d'accueil et appariteurs)
Vous coordonnez la réception, la diffusion et l'expédition du courrier
- Vous supervisez l'organisation de l'accueil de l’hôtel de ville et du courrier
- Vous accompagnez les assistantes de direction dans la gestion opérationnelle du service
- Vous pilotez l'activité, gérer les priorités, définissez les objectifs et les projets
- Vous contrôlez et ventilez le courrier ' arrivée ', les fournitures administratives (signature de bons de commande et factures), le planning de remplacement du poste de chargée d'accueil et les courriers des services à la signature du DGS, du Maire et des élus.
- Vous accompagnez les membres de l'équipe
- Vous réalisez les entretiens annuels professionnels
- Vous diffusez et accompagner l'information

Profil recherché

Un(e) Assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier (F/H) Profil :

Vous êtes idéalement titulaire d'une formation supérieure de type Bac+3, vous avez une expérience significative en management et avez une connaissance des acteurs et/ou partenaires des collectivités territoriales. Vous savez hiérarchiser les priorités, planifier le travail d'un service et répartir les tâches.
Vous êtes doté-e d'une capacité de communication, d'écoute, de dialogue et apportez des savoir-faire dans l'animation d'équipe.

Connaissances et compétences techniques requises :

- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Savoir être autonome et prendre des initiatives,
- Savoir faire face aux imprévus et être capable de traiter différents sujets en même temps
- Hiérarchiser les urgences pour optimiser son organisation
- Rigueur professionnelle
- Qualité relationnelle,
- Diplomatie, disponibilité, réactivité
- S’exprimer avec aisance
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Respecter les consignes
- Travailler en équipe (entraide et disponibilité)



Caractéristiques du poste :
- Poste à temps plein
- Régime indemnitaire applicable : IFSE : oui
- Fonction éligible à l’attribution d’une NBI : oui

Poste à pourvoir le plus rapidement possible

Si ce poste est susceptible de vous intéresser, je vous invite à transmettre votre candidature (lettre de motivation et un cv actualisé) à l'attention de Monsieur le Maire, 28 avenue du Général Leclerc – 93270 SEVRAN ou directement auprès de la Direction des Relations Humaines : POUR POSTULER, CLIQUEZ ICI
EC22313

Avantages liés au poste

Un(e) Assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier (F/H)
1. NBI
2. Télétravail partiel possible

Avantages collectifs au travail

Un(e) Assistant(e) de direction de la DGS, responsable du secrétariat général et du service courrier (F/H)
3. Prime de fin d’année
4. Compte-Epargne Temps
5. Chèques vacances/loisirs
6. Prise en charge Mutuelle
7. Garde enfants
8. Avancement de carrière/promotion
9. Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
10. Régime indemnitaire
11. ARTT
12. RIFSEEP
13. Gratification pour les médailles du travail