Assistant administratif de copropriétés

Description du poste et Missions

Sous les directives de la Responsable du Service Administration Locative et en lien direct avec la Responsable des relations avec les syndics, l’Assistant(e) Administratif(ve) en Copropriété vient en soutien des collaborateurs du pôle Copropriété sur des tâches administratives.

MISSIONS :

Organiser la préparation de la représentation de notre société aux assemblées générales

1. Océriser l’ordre du jour (consignes de vote) et diffusion de celles-ci avec la convocation
2. Déterminer les services destinataires, transmettre et demander les décisions de vote
3. Coordonner et obtenir les décisions de vote, communiquer au Directeur les décisions ayant un impact financier, un changement de syndic, ou toute résolution sensible et importante
4. Transmettre pouvoirs et décisions de vote aux syndics impérativement en cas de présence ou absence

Être l’interface des syndics dans la résolution des actes de gestion courante liés aux assemblées générales

5. Obtenir les informations ou décisions
6. Être l’interlocuteur principal entre les services et le syndic

Suivre les assemblées générales dans le Progiciel de gestion des copropriétés

7. Gérer les convocations aux assemblées, les procès-verbaux à partir de l’application Copropriété et l’enregistrement de celles-ci,
8. Analyser les procès-verbaux et rapporter au Directeur les décisions contraires aux consignes de la société qui auraient un impact financier en charge ou en investissement.
9. Mettre à jour régulièrement les informations recueillies au travers des convocations ou procès-verbaux dans le progiciel : nouveau syndic, dates du mandat…

Assister le Directeur

10. Participer aux projets et missions confiées par le Directeur

Assister la Responsable de Service

11. Participer aux projets et missions confiées par la Responsable de Service
Profil recherché

FORMATION :

Bac+ minimum, BTS Professions immobilières/BTS SAM, Bachelor gestion immobilière/Université


COMPETENCES TECHNIQUES :

Qualités rédactionnelles

Bonne maîtrise des outils informatiques


COMPETENCES RELATIONNELLES :

Bon relationnel, rigueur, sens de l'organisation, discrétion