La fonction d'Agent Administratif Principal est d'assurer, sous la responsabilité du Directeur Adjoint et Directeur de Pôle, les diverses tâches de secrétariat, à répartir avec l'Agent Administratif en poste à ½ temps.
Vos missions :
1 - Assurer l'accueil de toutes les personnes (usagers, professionnels, partenaires.) au sein du Service :
- Accueil téléphonique, orientation, gestion des messages
- Accueil physique
- Gestion de la messagerie électronique
2 - Assurer les missions de secrétariat :
- Traitement du courrier (courrier départ, courrier arrivé, ventilation, etc.)
- Prises de notes (courrier, compte-rendu de réunion, calendrier des réunions .)
- Gestion, tri et classement des documents, du courrier, dématérialisation des documents.
- Utilisation et maîtrise des logiciels et tableurs informatiques courants (Word, Excel,.)
- Gestion des documents administratifs de Direction
- Réception, renvoi et diffusion des bordereaux des postes à pourvoir en lien avec le siège.
- Gestion administrative, déclarations des accidents de travail, assurances.
3 - Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels :
- Etablir et Suivre les contrats de travail des salariés
- Editer des documents obligatoires de fin de contrat (Solde de tout compte, attestation Pôle Emploi, certificat de travail)
- Suivre les visites médicales et rendre compte à la Direction.
- Préparer la trame des entretiens professionnels à la demande du Directeur Adjoint.
- Mettre à jour les dossiers des salariés.
- Préparer les dossiers nécessaires aux commissions de recrutement
- Suivre les absences, levées des anomalies, gestion des compteurs horaires, éditions des états mensuels (OCTIME) des salariés, .
- Gérer et suivre administrativement les documents et registres réglementaires (tenue des registres du personnel, des documents de sécurité.)
- Gestion administrative et suivi des formalités inhérentes au plan de formation (enregistrement des demandes, constitution des dossiers, suivi des remboursements des frais de formation, demande de prise en charge.)
- Saisir et suivi des éléments pour la paie des personnels, saisie évènementielle (Alfa GRH)
- Gérer les arrêts maladie, attestation de salaires et saisie des IJ.
4 - Assurer une mission d'économat :
- Gérer et suivre les fournitures, rapprochement avec les bons de livraison, contrôle des factures,
- Liaison avec les services comptables du siège de l'association
- Lien avec les commerciaux extérieurs (demande de devis, établissement des comparatifs tarifaires.)
- Réceptionner des bons de livraison (BL), bon de commande (BC) et factures.
- Réaliser le rapprochement des factures avec les devis ou BL/BC
- Scanner et mettre sur le serveur tous les documents nécessaires au service comptable dans les délais (factures, note de frais, frais de déplacements.) conformément à la procédure.
- Procéder au classement de toutes les factures, documents du service.
- Réceptionner les demandes d'espèces et garantir le suivi de la caisse en informant la direction.
- S'assurer et garantir la mise en sécurité des espèces dans le coffre.
5 - Assurer des tâches administratives spécifiques au service :
- Gérer des mouvements des usagers pour les organismes de tutelle/financeur et MDPSH
- Assurer la communication interne et externe des éléments nécessaires au fonctionnement des services de l'ESAT sur consignes de la Direction.
- Procéder à la mise à jour de Netvie en termes de notification.
- Etablir les CAST.
- Guidance et soutien administratif auprès des différents acteurs du service
6 - Missions complémentaires :
- Gérer le parc véhicules (Suivi des contrôles techniques, changement des pneus hiver/été, révision, tenue des carnets d'entretien, tenue des carnets de réservation.)
CDD du 23/09 au 29/11
Une formation en interne est possible, ainsi que l'organisation des horaires.
Experience: 4 An(s) - Dans le domaine du secrétariat
Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Capacités à s'adapter à différents publics,Discrétion professionnelle,Capacités d'écoute, d'empathie et de communication
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Aide par le travail
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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