MISSIONS:
Accueil de la Vie Associative :
- Accueillir et orienter les demandes des associations
- Accompagner les associations dans leurs démarches, les conseiller, les informer en transversalité avec le responsable du service et l’élu compétent.
- Assurer l’accueil et la veille téléphonique
- Recevoir les habitants et autres demandeurs et les orienter
- Gérer et actualiser les bases d’information
- Mettre à jour et suivre les conventions du service
- Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des associations
- Synthétiser et présenter des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Rédiger les documents administratifs et financiers (courriers, rapports, notes, conventions…)
- Tenir à jour la base de données des associations
Pilotage du Village des Associations :
- Préparer et envoyer les courriers d’invitation avec les formulaires
- Accueillir les demandeurs et centraliser les demandes
- Informer et accompagner les demandeurs
- Inscrire les participants et les demandes de matériel, transmettre ces données au service évènementiel (logistique, reprographie)
- Tenir à jour le tableau excel des inscriptions
- Préparer l’organisation du village
- Accueillir les participants et gérer le déroulement de la journée
Mise à jour du guide des associations :
- Envoyer les courriers de mise à jour avec le formulaire
- Recueillir et centraliser les demandes
- Tenir le tableau excel des modifications à apporter
- Transmettre les modifications au service presse et publications
CONTRAINTES:
- Respect des échéances
- Disponibilités
- Dynamisme
- Rigueur
- Flexibilités des horaires (rendez-vous ou réunion en dehors des horaires de travail préétabli)
- Binôme congés
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