Agent d'accueil - assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi •Accueil physique et téléphonique du public
•Gérer le courrier et diffuser l’information et la documentation
•Assurer la gestion des demandes de CNI et de Passeports
•Assister la Direction. Missions / conditions d'exercice Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :

•Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
•Renseigner le public sur place ou par téléphone.
•Recevoir, filtrer et orienter les appels.
•Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.

Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services :

•Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
•Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau…).
•Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
•Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (traitement des demandes de cartes d’identité, de passeports biométriques, d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons, urbanisme, etc…).


Gérer le courrier ;

•Expédier le courrier,
•Assurer le traitement du courrier départ,
•Mettre sous pli et affranchir.
•Rédiger la correspondance courante, taper le courrier et le mettre à la signature.
•Saisir et mettre en forme des documents (tableaux, compte-rendu…)
•Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
•Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

Assister la Direction ;

•Organisation administrative de l’activité du DGS et du Maire
•Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
•Suivi des projets et activités de la mairie
•Gestion du courrier et traitement de la demande de l’habitant
•Organisation et planification des réunions et rendez-vous
•Gestion de l’agenda des manifestations et soutien à leur préparation
•Gestion des supports de communication Profils recherchés Exigences requises :

•Compétences techniques et Savoir Faire :
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
Connaitre les bases réglementaires en matière d’état civil,
Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
Connaître les techniques de rédaction administrative.
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
Connaître les règles de communication, la gestion des publics difficiles et l'écoute active.
Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…).
Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).


•Savoir Etre :
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Bienveillance avec le public.
Respect de la confidentialité.
Etre méthodique et rigoureux dans le suivi des procédures.
Etre organisé et savoir prioriser.
Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
Travail en équipe.
Calme et maîtrise de soi.
Réactivité, sérieux et efficacité.
Autonomie et polyvalence.
Patience et diplomatie