Assistant(e) administratif(ve) - syndicat mixte eptb meurthe et madon

Afin de répondre à ses différentes compétences et missions, l'EPTB est structuré en 3 pôles (au total l'EPTB compte 12 agents) :
- Un pôle administratif ;
- Un pôle appui aux territoires ;
- Un pôle ouvrages et gestion des milieux

Vous serez placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur, vous assisterez les agents du pôle administratif dans la gestion courante des tâches nécessaires à la vie de l'établissement, vous travaillerez ainsi en collaboration avec l'ensemble de l'équipe.

Au niveau des tâches administratives
- Vous assurerez l'accueil téléphonique, la gestion du courrier entrant et sortant et la réponse aux sollicitations extérieures
Vous aurez en charge la réservation de salles de réunion, les prises de rendez-vous et l'envoi d'invitations
- Vous rédigerez des courriers et des comptes rendus, mettrez en forme des courriers et des notes
- Vous mettrez à jour les bases de données (ex : coordonnées des partenaires de l'EPTB, ...)
- Vous établiez le classement des documents et leur archivage

Concernant la gestion des achats et des subventions
- Vous gèrerez les commandes de fournitures
- Vous contrôlerez les factures et états de frais
- Vous participerez à la rédaction et au suivi des dossiers de subventions

Concernant l'appui à la gestion du personnel
- Vous rédigerez les actes administratifs, en lien avec le suivi des carrières
- Vous tiendrez à jour la tenue des dossiers individuels
- Vous gèrerez les inscriptions aux formations
- Vous aurez en charge la réponse aux candidatures spontanées et demandes de stages

Au niveau transversal :
- Vous pourrez apporter votre aide très ponctuellement aux autres activités de l'établissement (évènements, actions de communication, ...)
- Vous participez à la diffusion de l'information en interne et en externe.
- Vous assurerez le suivi des déclarations de travaux (DT) et déclaration d'intention de commencement de travaux (DICT) (gestion de la réception des mails, gestion du tableau de suivi, modèle de récépissé à compléter, etc.). Ce travail se fera en lien avec le référent technique du dossier.