Agent administratif

Rattachement hiérarchique : N+1 : Responsable du service Accueil/état civil/élection/cimetière

ACTIVITES PRINCIPALES :

1/ Accueil et renseignement du public
- Veiller au respect de la qualité de l’accueil et à la bonne information des usagers
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Renseigner les personnes selon la demande/Rechercher et mettre en relation avec le bon interlocuteur au sein des services internes
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents

2/ Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
- Expliquer les modalités et les procédures d’acquisition d’un acte d’état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil
- Etablir les différents actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès…) :
- Délivrance des copies d'actes, mentions diverses, traitement et suivi des livrets de famille
- Délivrer des extraits d’acte (naissances, décès, mariages)
- Tenue administrative des registres d’état civil

3/ Elections

Gestion des listes électorales
- Enregistrer les demandes d’inscriptions sur les listes électorales des élections

(Inscriptions, changements d’adresse)

Participation à l’organisation matérielle et administrative des élections
- Participer à l’organisation logistique des bureaux de vote
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin

4/ Gestion funéraire
- Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement de concession
- Délivrer les permis d’exhumer
- Faire respecter le règlement du cimetière
- Délivrance et contrôle des titres de concessions
- Superviser et contrôler les travaux des marbriers
- Préparation des travaux d’implantation des concessions

5/ Gestion des formalités administratives et des demandes afférentes à l'accueil :
- Gérer les parrainages civils
- Recensement citoyen
- Légalisation de signatures
- Préparation des noces d’or, diamant
- Enregistrement des PACS
- Gérer les demandes de réservation de salles communales
- Réception, affranchissement et expédition du courrier de tous les services
- Participation aux missions liées au recensement de la population (INSEE)

6/ Instructions des demandes de CNI et Passeports
- Gestion du planning de prise de rendez-vous
- Instruction et validation des dossiers CNI et Passeports
- Vérification de l’authenticité des pièces et contrôle de la conformité des dossiers
- Assurer la numérisation des signatures des demandeurs et la prise d’empreintes
- Imprimer les récépissés
- Préparation des envois en préfecture, lien avec le CERT et l’ANTS
- Remise des titres aux demandeurs

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :

L’agent aura des missions d’aide et d’appui auprès de deux services. L’agent étant prioritairement affectée au service accueil/état civil/élection/cimetière, il n’a pas pour fonction de pallier les absences ponctuelles ou annuelles (maladie, congés, réunions extérieures…) des agents des services pour lesquels il vient en appui.

De même, l’agent n’a pas pour vocation, dans le cadre de ces appuis, à exercer ses missions en dehors du bureau de l’accueil.

1/ Appui pour l’Espace de Vie Sociale (Espace Cormel’lien)

L’EVS accueille un public varié à travers des ateliers, événements et temps de lien social. Dans ce cadre, un appui à la gestion organisationnelle et logistique de l’EVS pour faciliter le suivi des personnes accueillies et le bon déroulement des actions mises en place.

L’objectif principal est d’assurer un soutien structuré sur la gestion des inscriptions, des plannings, des échanges avec les habitants et des aspects logistiques des activités.

Aide à la gestion des inscriptions et du suivi des participants :

• Réception, traitement et enregistrement des inscriptions aux ateliers et événements.

• Suivi des listes de présence et mise à jour des bases de données des participants.

• Prise de contacts auprès des participants, en cas d’annulation, de report ou de modification d’horaires.

Aide au suivi des plannings d’activités :

• Soutien au suivi du planning des activités de l’EVS.

• Réservations de salles et organisation des espaces d’accueil.

• Transmission des plannings d’activité aux participants et partenaires concernés…

Aide à la permanence téléphonique et gestion des courriels :

• Accueil téléphonique ponctuel

• Prise de messages et suivi des demandes.

• Rédaction et envoi de mails informatifs (rappels d’ateliers, nouvelles actions, modifications d’horaires).

2/ Appui pour le service Vie associative/Jeunesse/Culture

• Enregistrement des réservations (spectacles, animations, etc.) et premier degré de renseignement sur les sujets culture, enfance et jeunesse, vie associative

• Saisies Agora sur des réservations courantes (ex : matchs de football) ou lors des pics d’activités (ex : saisie des créneaux récurrents)

• Impressions et photocopies (vie associative, jeunesse, culture)

• Accompagnement sur la communication : diffusion et dispatching flyers et affiches ; rédaction du mailing culture

• Suivi des devis/signature notamment sur l’enfance/jeunesse/médiathèque

• Alimentation de tableaux de suivis (investissement)

• Classement

Connaissances en :
- Techniques d’accueil
- Logiciels de bureautique
- Connaissances expertes en matière d'état-civil et législation funéraire
- Connaissances générales en formalités administratives et électorales
- Règles communes à la rédaction des actes d’état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d’état civil
- Notions générales de droit public
- Techniques rédactionnelles administratives

Savoir Faire :
- Accueillir le public avec amabilité/gérer les conflits
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- S’exprimer clairement
- Conserver son calme dans des situations de stress
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Savoir informer et alerter en cas de difficulté sur un dossier

Savoir être/aptitudes :
- Avoir le Sens du service public
- Capacité d'accueil : écoute, politesse, patience
- Capacité d’organisation
- Autonomie et rigueur
- Goût pour le travail en équipe
- Qualités relationnelles
- Maîtrise de soi
- Diplomatie et Discrétion