Mission principale
Au sein du cabinet de la présidence, vous assurez le secrétariat et exécutez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilité de la cheffe de cabinet.
Activités Principales
* Aider à la gestion de l’agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
* Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
* Assurer l’interface avec les départements de l’INSERM et les partenaires extérieurs
* Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d’activités du cabinet
* Organiser et gérer les déplacements du Président-Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais…
* Assurer l’accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
* Rédaction de courriers et notes
* Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
* Effectuer des travaux de copie, de classement et d’archivage
* Gérer les différents stocks de fournitures (bureaux, café, eau…)
* Suppléer les agents de l’équipe administrative du cabinet
Profil recherché
Connaissances
* Connaître les techniques de secrétariat
* Procédures administratives et circuits internes
Savoir-faire
* Maîtriser les techniques de secrétariat
* Savoir travailler en équipe
* Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet
* Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit serait un plus
* Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
* Savoir prioriser, gérer l’urgence
Aptitudes
* Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
* Expression écrite et orale soignée
* Disponibilité, réactivité et polyvalence
* Capacités d’adaptation
* Sens de l’organisation et de la rigueur administrative
Expérience(s) souhaité(s)
* Expérience similaire appréciée
* Profil junior accepté
Niveau de diplôme et formation(s)
* BTS Assistante de direction/de manager apprécié ou équivalent
Bac +2 à Bac +4
Issy-les-Moulineaux, Île-de-France, France
#J-18808-Ljbffr
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