Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la secrétaire générale et au sein d'une équipe de quatre secrétaires, vous serez chargé d'accueillir, d'orienter et de renseigner les administrés, de remplir diverses missions de secrétariat et d'assurer une continuité de service en binôme avec la secrétaire chargée de l'état civil. Vous serez également en charge de la gestion du dispositif de recueil des demandes de titres sécurisés (cartes d'identité et passeports). Missions / conditions d'exercice Missions du poste :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Secrétariat : formalités administratives, affichage, rédaction de courriers, gestion des mails, tenue de tableaux et de listes de publipostage, réception et expédition du courrier, gestion des invitations aux manifestations communales
-Instruction des demandes de titres sécurisés : réception, instruction, préparation et suivi des dossiers, remise des titres suite à réception des envois de la Préfecture.
En binôme avec la secrétaire en charge de l'état civil :
- Instruction, rédaction et délivrance des actes d'état civil : naissance, reconnaissance, décès, transcriptions, mentions, édition des registres
- Instruction et suivi des formalités administratives courantes : copies d'actes, gestion des livrets de famille, copies conformes...
- Gestion des listes électorales et participation aux élections
- Recensement citoyen et participation au recensement de la population le cas échéant



Relations fonctionnelles :
- Travail en relation étroite avec la secrétaire générale et les secrétaires de mairie
- Relations fréquentes avec le Maire et les adjoints, les administrés, les agents des services communaux
- Relation avec les administrations, les entreprises et les organismes extérieurs.

Conditions de travail :
- Bureau situé à l'accueil
- Standard téléphonique et visiophone
- Ordinateur nominatif avec logiciel spécifique (BL) et ordinateur partagé " mairie "
- Formation externe ou interne selon les besoins
- Rémunération : statutaire + RIFSEEP
- Horaires fixes comprenant les plages d'ouverture au public (15h30-18h30) du lundi au vendredi Profils recherchés ? Compétences techniques :
Maitrise de l'expression écrite et orale
Maitrise des outils informatiques, connaissance du logiciel Berger Levrault appréciée
Savoir hiérarchiser les priorités et planifier le travail
Rigueur administrative et respect des procédures,
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Connaissances générales dans les domaines de l'état civil

? Savoirs être et compétences relationnelles :
Savoir accueillir et renseigner le public avec courtoisie et confidentialité
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Gérer les situations de stress
Savoir travailler en équipe
Être disponible et à l'écoute
Faire preuve de discrétion professionnelle
Savoir s'organiser et gérer les priorités
Savoir prendre des notes
Savoir rendre compte de son activité
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique.

Qualification :
Niveau Bac, administration et gestion