Assistant/assistante de direction

Le Centre Communal d'Action Sociale recrute un assistant/une assistante de direction au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité.

Missions du poste :Assister la Directrice Générale Adjointe (et au besoin les directrices et directeurs dans leurs fonctions), assurer le secrétariat et le suivi administratif de la DGA (CCAS, CIAS, Ville et QBO).


Activités principales

GESTION ADMINISTRATIVE :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage) de la DGA,
- Organiser l'agenda du / de la DGA, gérer les rendez-vous, les réunions, manifestations en fonction des priorités, contrôler les échéances,
- Assurer les travaux de bureautique (rédaction et mise en forme de courriers, rapports, notes, compte-rendus......),
- Organiser les déplacements professionnels, formations, congrès, colloques,
- Organiser des événements ponctuels (séminaires, congrès, moments de cohésion...),
- Veiller au respect des délais, intégrer les priorités du/de la DGA dans la gestion quotidienne,
- Gérer le planning des astreintes des cadres du CCAS et réaliser des statistiques,
- Gérer le planning des congés de la DGA,
- Gérer et suivre les réponses aux courriers sensibles de la DGA,
- Créer des bons de commande dans logiciel Ciril,
- Organiser le classement et l'archivage,
- Suivre la circulation des parapheurs, contrôler les parapheurs avant mise en signature,
- Gérer les fournitures administratives de la DGA.

COORDINATION / ACTIVITE TRANSVERSALE / ANIMATION du réseau des secrétaires assistantes de la DGA :
- Gérer les mails arrivés sur la messagerie générale du CCAS,
- Coordonner les agendas des directrices et directeurs de la DGA,
- Suivre les projets et activités de la direction, piloter la diffusion des informations, procédures et dossiers en interne et en externe,
- Assurer l'interface avec les différents services, autres directions, élus partenaires.

INSTRUCTION ET SUIVI DE DOSSIERS :
- Instruire et/ou suivre des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière en lien avec différents interlocuteurs internes et externes.

ACTIVITES PONCTUELLES :
- Aider ponctuellement à l'ouverture et à la répartition du courrier, GED courrier et navette courrier en mairie,
- Assurer ponctuellement le remplacement sur le poste d'accueil standard téléphonique du CCAS,
- Mettre en forme et transmettre les rapports au service Assemblées sous Gédelib,
- Aider ponctuellement les chargés de mission de la DGA et les directions de la DGA si nécessaire.


Profil recherché

Niveau d'expérience : confirmé
Compétences :
- Connaître le fonctionnement de la collectivité,
- Connaître l'environnement des collectivités territoriales et plus particulièrement ESMS et CCAS,
- Connaître les procédures internes,
- Connaître les publics accueillis.
Savoir faire :
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels appliqués aux activités,
- Maîtrises les techniques d'accueil physique et téléphonique,
- Maîtriser les techniques de rédaction et d'analyse, saisir tous types de documents (power point, word, excel...),
- Hiérarchiser les priorités et urgences,
- Organiser des réunions et manifestations,
- Rechercher l'information, la filtrer et la transmettre,
- Savoir alerter.
Savoir être :
- Qualités relationnelles, diplomatie, qualités d'écoute,
- Réactivité, rigueur et sens de l'organisation,
- Esprit d'initiative et autonomie,
- Confidentialité, discrétion,
- Polyvalence et disponibilité,
- Sens des priorités et capacité d'anticipation,
- Capacité à rendre compte de son activité de manière synthétique,
- Capacité d'adaptation au changement, à faire face à des situations d'urgence,
- Bonne résistance au stress.


Rémunération composée d’un traitement indiciaire mensuel et d’une prime mensuelle liée au poste occupé. Complément indemnitaire annuel selon actions spécifiques exercées.

Pour les titulaires de la fonction publique : NBI de xx points liée à xx. Ou poste n’ouvrant pas droit à la NBI.

Equilibre vie professionnelle/vie personnelle facilité :

* Horaires de travail variables selon l’organisation de service
* Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine
* 25 jours de congés annuels, 2 jours de fractionnement, jusqu’à 25 RTT (base temps complet)
* Supplément de rémunération selon la composition familiale

Accompagnement et développement de vos compétences :

* Matinée d’accueil des nouveaux arrivants
* Large offre de formation
* Parcours managérial
* Accompagnement dans vos projets d'évolution professionnelle tout au long de la carrière grâce à une conseillère en évolution professionnelle dédiée
* En projet de mobilité, une interface personnelle pour candidater en interne

Avantages :

* Flotte de véhicules de service et de vélos électriques
* Compte épargne temps (titulaire ou contractuel de + 1 an)
* Adhésion volontaire à la mutuelle et prévoyance avec participation employeur
* Adhésion au comité des œuvres sociales
* Restaurant administratif avec participation employeur
* Prise en charge à hauteur de 75% des abonnements de transport collectif


Modalité de candidature

Merci d’adresser votre candidature à Mme la Présidente du CCAS de Quimper Bretagne Occidentale - 8 rue Verdelet - 29000 QUIMPER, en joignant impérativement un CV, une lettre de motivation et votre dernier arrêté de situation administrative si vous êtes titulaire de la Fonction publique.


Modalités de recrutement

Recrutement par voie de mutation, détachement, inscription sur liste d’aptitude, ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap, ou à défaut par voie contractuelle (contrat à durée déterminée de 1 à 3 ans)


La communauté d'agglomération deQuimper Bretagne Occidentale regroupe le pôle urbain de Quimper et treize communes de sa première couronne périurbaine, comptabilisant ainsi 100 000 habitants.

Véritable bassin de vie, Quimper Bretagne Occidentale offre, à tous, la possibilité de s’épanouir grâce au dynamisme de ses réseaux professionnels, associatifs, culturels et sportifs. Le territoire offre un cadre de vie propice à l’activité professionnelle, avec un maillage d’acteurs et de réseaux professionnels actifs.

Ce vaste territoire situé au cœur de la Cornouaille et de ses paysages maritimes du bout du monde, se distingue par son dynamisme et son esprit d'initiative.

Les compétences de la communauté d’agglomération de Quimper Bretagne Occidentale, son centre intercommunal d’action sociale, de la ville de Quimper et de son centre communal d’action sociale, couvrent des domaines très variés, du développement économique, à l’habitat, la politique de la ville, le traitement des déchets, l’eau et l’assainissement, la petite enfance ou encore l’action sociale, le sport, la culture, l’éducation, le grand âge…

Quimper Bretagne Occidentale et la ville de Quimper, ce sont aussi des établissements emblématiques: Hôtel de ville et d’agglomération, nouveau bâtiment économe en énergie dans le quartier de la Providence, conservatoire de musique et de théâtre à rayonnement départemental, musée des beaux-arts, trois piscines, théâtre Max-Jacob, médiathèques…

Rejoignez-nous!

Vous avez à cœur d’œuvrer pour le service public, vous souhaitez vous mobiliser sur un nouveau projet ou vous réorienter? Vous êtes à la recherche d’un premier emploi ou vous envisagez de passer un concours?

Rejoindre QBO c’est l’opportunité d’exercer tous les métiers de la fonction publique territoriale: 150 métiers au service des usagers et du service public dans les filières administrative, technique, culturelle, sportive, sociale, médico-sociale ou d’animation.

Vous êtes titulaire de la fonction publique ?

Nos postes sont ouverts aux candidatures des agents titulaires par voie de mutation, aux lauréats du concours correspondant aux grades du poste ainsi qu'aux agents titulaires des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement.

Vous n'êtes pas fonctionnaire et n'avez pas de concours de la fonction publique ?

Vous candidatez pour nos postessur la base d'un CDD de 1 à 3 ans renouvelable en tant que non titulaire de la fonction publique(les candidatures de fonctionnaires restant prioritaires).

Vous êtes bénéficiaire d'une Reconnaissance en Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH) ?

Nos collectivités sont conventionnées par le Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique. Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, les candidats bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent, à titre dérogatoire, accéder à cet emploi et devenir fonctionnaire territorial sans concours après 1 an de contrat.