Assistant de direction - campus de metz h/f

Missions

L'assistant(e) de direction prend en charge les tâches administratives et organisationnelles liées à l'exercice des missions du Directeur du campus et accompagne le bon fonctionnement de la direction. L'assistant(e) de Direction est placé(e) sous la responsabilité de la Directrice adjointe du campus en charge des ressources et du pilotage.

Activités

A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes :
- Assister le Directeur du campus dans l'organisation quotidienne de ses activités (prise de RDV, planification de réunions, préparation de fonds de dossiers) et contrôler les échéances.
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- Organiser les déplacements du Directeur du campus et du Directeur adjoint.
- Assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes (accueil physique, téléphonique et orientation).
- Rédiger et gérer des courriers ou documents administratifs liés à l'activité de la direction du campus.
- Accompagner l'organisation et le suivi des séances du Conseil de Centre, dont la rédaction des comptes-rendus
- Rédiger les comptes-rendus des réunions et assurer la valorisation de tous les supports écrits confiés
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction : organisation de réunions ou séminaires (réservation de salles, commandes repas, accueil de participants, demandes d'achat).
- Participer en coordination avec les services à l'organisation d'événements institutionnels.
- Assurer le suivi administratif de toutes les conventions du campus et les répertorier.
- Préparer, rédiger les conventions ponctuelles d'occupation du domaine public et d'hébergement (location de locaux, mises à disposition gratuites ou non, calcul des coûts, relation avec les structures hébergées).
- Classer et archiver les documents et informations relatives à l'activité de la direction.
- Participer à toute activité exceptionnelle relevant de l'activité administrative de la direction du campus.