Assistant de direction h/f

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Juridiques, Achats et Elections, vous apportez une aide permanente à la Direction.

Entre autres, vous procédez à la gestion générale des plannings de la Direction, l’organisation des réunions, ou encore, à la gestion de la communication et de l’information de la Direction, tout en assurant un classement et un suivi des dossiers.

Vous assurez également une gestion administrative et juridique, tout en étant en lien direct avec le service de la commande publique.

Rédaction et mise en forme de travaux bureautiques (courriers, publipostages, mailings, compte-rendu, diaporamas) ;

Liaison avec les services de la direction, les autres directions et la direction générale ;

Coordination de proximité des agents de la direction ;

Gestion des plannings de la direction, organisation des rendez-vous, des réunions et des déplacements ;

Elaborer les pièces administratives des contrats et les avis de publicité ;

Prise en charge des concessions de cimetières ;

S’occuper de la gestion des parapheurs et du courrier ;

Accueil téléphonique et physique au secrétariat ;

Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;

Prendre contact avec des personnes extérieurs concernant les dossiers de la Direction (greffiers, avocats, tribunaux) ;

Analyser les candidatures et accompagner les services opérationnels dans l'analyse des offres ;

Organiser et mener les CAO / CDSP / Jury ;

Suivre des tableaux de bord ;

Mener la veille économique et juridique ;

Gérer la communication tant interne qu’externe relative aux notes de services ;

Recherche et diffusion d'informations.

Connaissances :

Maitrise indispensable de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Outlook) ;

Conduite et gestion de projet ;

Principes rédactionnels (compte rendu, prise de note, synthèse) ;

Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;

Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;

Notions d’organisation ;

Maitrise de la règlementation des collectivités locales.

Compétences :

Rigueur et respect des échéances ;

Répondre à une demande ;

Travailler sur des projets ;

Avoir l’esprit d’équipe ;

Organiser l'agenda de la Direction et prendre des rendez-vous ;

Réaliser la saisie de documents ;

Établir une relation de confiance avec la hiérarchie et y compris les élus ;

Suivre l'exécution budgétaire du service.

Qualités requises :

Capacités organisationnelles et relationnelles ;

Etre autonome ;

Etre à l'écoute ;

Sens de l'initiative ;

Sens de l'innovation et de la créativité ;

Disponibilité : horaires flexibles en fonction des urgences et des dossiers à traiter ;

Patience, rigueur, méthodologie et pédagogie.