Sous la responsabilité du Directeur général des services, l'assistant administratif assure le secrétariat de la direction générale des services.
Mission 1: Accueil du public
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Recevoir les requêtes des administrés
* Orienter les administrés
Mission 2: Rédaction, traitement et suivi administratif
* Traiter le courrier arrivé et départ
* Enregistrer le courrier arrivé avec inscription des détails de retour
* Dupliquer et dispatcher avec des consignes claires aux différents services
* Assurer le suivi des parapheurs en appliquant les procédures internes
* Concevoir des éléments de réponses
* Assurer la rédaction de notes
* Saisir et mettre en forme tout document
* Saisie des documents et mise en ligne
Mission 3: Organisation et gestion logistique de réunions internes et/ou publiques
* Recenser et faire valider par sa hiérarchie les différents éléments inscrits à l'ordre du jour
* Rédiger l'ordre du jour et les convocations
* Rédiger les affaires à l'ordre du jour; assurer la mise en forme de tout document nécessaire au bon déroulement des réunions
* Préparer la logistique pour les réunions
* Rédiger les procès verbaux et/ou comptes-rendus
* Traiter les informations inscrites à l'ordre du jour
* Assister, si nécessaire aux réunions
Mission 4: Classement et archivage
* Trier, classer et archiver documents de service et délibérations
Mission 5: Organisation et planification administrative de l'activité
* Gérer l'agenda du responsable
* Préparer la réception du public
* Rédiger les courriers pour l'administré
* Gérer le planning de la salle de réunions
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