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Job Category: Other
EU work permit required: Yes
Job Reference: 71a3ec32e15f
Job Views: 4
Posted: 01.03.2025
Expiry Date: 15.04.2025
Job Description:
OFFRE : 2024-05-06-OB
ENTREPRISE: Vallée Sud Emploi missionnée par une Mairie.
MISSIONS
Au sein d'une équipe composée de 3 agents, et dans le cadre d'un fonctionnement essentiellement en binôme, l'assistant de direction a pour activités principales :
1. Organisation de la vie professionnelle :
o Organiser les agendas, programmer les réunions et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres et des élus.
o Gérer la planification collective, les agendas, et le cas échéant les déplacements professionnels nécessaires.
o Rappeler les informations importantes, prendre et transmettre les messages.
2. Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
o Prendre des notes, rédiger des documents (notes, courriers, courriels) et mettre en forme tous supports écrits.
o Organiser le classement et l'archivage physique et numérique des documents et dossiers.
3. Suivi de dossiers :
o Assurer la gestion administrative et le traitement du courrier.
o Assurer la transmission des informations en interne et en externe.
o Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées.
o Prendre en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service.
4. Accueil téléphonique et physique :
o Renseigner les interlocuteurs internes et externes, relayer leurs demandes.
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels.
5. Planification et organisation des réunions :
o Planifier les réunions et rédiger les ordres du jour.
o Rédiger et transmettre les convocations et documents préparatoires.
o Assurer l'organisation logistique et matérielle des réunions.
o Rédiger ou formaliser les comptes-rendus.
Relations fonctionnelles :
Contacts directs et échanges permanents avec les membres de la DG référents, élus et leurs assistants, ainsi que les services de la collectivité.
COMPETENCES/PRES-REQUIS
* Environnement administratif, institutionnel et politique.
* Techniques de secrétariat.
* Principes rédactionnels de notes, compte-rendu, courriers, courriels.
* Maitrise des outils bureautiques.
* Capacité à prioriser et à travailler en autonomie.
Qualifications Requises :
Baccalauréat (bac général ou bac pro) ou diplôme homologué au niveau IV.
APTITUDES & QUALITES PROFESSIONNELLES
* Rigueur et sens de l'organisation.
* Sens des relations humaines.
* Discrétion et respect des règles de confidentialité.
* Réactivité et capacité d'adaptation.
Publiée le 27/05/2024
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