Assistant de direction / administrative

FICHE DE POSTE : Assistante de DirectionVos missions :- Gestion de l’agenda : o Planifier, organiser et suivre l’agenda des collaborateurs,o Organiser les déplacements (billets, hébergement, transport).- Communication et relations externes : o Assurer la réception et le filtrage des appels téléphoniques, accueil physique,o Gérer les courriers entrants et sortants,o Gérer les relations avec les tiers liés à la finance,o Prospection de nouveaux artisans,o Rédaction de courriers.- Gestion administrative :o Préparer les supports nécessaires pour les réunions (présentation, documents, etc…),o Organiser le tri et l’archivage des dossiers administratifs.- Gestion des tâches courantes et soutien divers : o Gérer le matériel bureautique (commande de fournitures, gestion des stocks),o Assurer le bon fonctionnement de l’espace de travail,o Apporter un soutien administratif pour les tâches quotidiennes,o Demandes d’interventions habitats,o Ouverture et clôture de contrats d’électricité temporaire. - Comptabilité :o Suivi de la validation des factures fournisseurs,o Facturation des prestations entre sociétés du groupe et refacturation,o Assurer le suivi des factures clients,o Transmettre les éléments comptables à l’expert-comptable,o Suivi de la trésorerie.- RH :o Préparer les contrats de travail,o Gestion des tickets restaurant/mutuelle.Compétences requises :- Compétences techniques :o Maitrises des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams),o Bonne gestion des outils de communication (e-mails, téléphone, visio).- Compétences relationnelles :o Excellente capacité à communiquer à l’oral et à l’écrit,o Sens de l’organisation et de la confidentialité,o Capacités d’écoute active et d’adaptation aux besoins des interlocuteurs.- Compétences organisationnelles :o Autonomie et prise d’initiative,o Gestion des priorités et respects des délais,o Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique.- Liste non-exhaustive -