Assistant de direction
1- Assistance de la Directrice
- Organisation de l'agenda, des réunions de la Direction (convocations, réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l'ordre du jour)
- Gestion des déplacements
- Accueil téléphonique et physique, renseigner les interlocuteurs, relayer les appels vers les services compétents
- Secrétariat administratif des réunions de la Direction et sollicitée par la Directrice
- Constitution des dossiers en amont des réunions
- Veille documentaire interne (intranet, référent du temps de travail)
- Mise en forme et suivi des parapheurs, contrôle des courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques)
- Rangement et archivage des dossiers
- Lien avec le secrétariat des Vice-présidents pour assurer l'organisation des actions de la Direction sous le pilotage des élus
2- Secrétariat et fonctionnement de la Direction de l'Education et des Collèges
- Gestion du courrier physique arrivée / départ et distribution aux services suivant les visas de la Directrice
- Participation aux réunions de Direction, et à des réunions à la demande de la Directrice, rédaction des compte-rendu si nécessaire
- Accueil des nouveaux arrivants (demandes de travaux pour les accès informatiques, demande de mobilier, etc.)
- Gestion des commandes pour les événements (réunions annuelles des collèges par exemple)
- Gestion des fournitures de bureau et des imprimantes / copieurs
- Gestion du temps de travail (référent/e INCOVAR)
- Référent/e classement et archivage des dossiers numériques de la Direction
- Référent/e RGPD
- Suivi des tableaux de la Direction (congés, contacts, recensements annuels divers)
- Diffusion des informations et des communications de la collectivité intéressant les agents à titre collectif
- Participation ponctuelle à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés (réunions des agents des collèges, Conseil départemental des jeunes, kit de rentrée scolaire)
NB : cette mission ainsi que l'organisation de l'agenda s'exercent également pour le Directeur Général du Pôle Education, Patrimoine et Habitat, pour 10 à 20% du temps de travail.
3- Fonction financière
- Exécution financière (bons de commande, engagements, mandatements, liquidations, saisie du budget, virements) pour les missions rattachées directement à la Direction : utilisation du logiciel de gestion financière (ASTRE GF) et de DEMABOX
- Suivi du budget de la Direction
4- Communication et valorisation des actions de la Direction
- Mise à jour des pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves)
- Publications d'articles et photos préparés par les services sur la page ENT du Département
- Supervision de la mise à jour et modernisation des "fiches collèges" (document d'information réalisé sur chaque établissement).
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