AVANTAGE RH recrute, pour son client, Entreprise de Travaux Publics spécialisée dans les travaux de terrassements courants et préparatoires un(e) Assistant(e) Administratif(ve) TP (H/F). Le poste est à pourvoir en CDI.
Votre challenge… Sous l’autorité du Responsable Administratif et/ou du Chef d’entreprise, l’assistant(e) administratif(ve) réalise les tâches spécifiques au BTP relatives au suivi administratif des offres et des marchés de l’entreprise, au suivi administratif des travaux, à la gestion administrative de la sous-traitance, et à l’assistanat dans la gestion administrative du personnel BTP.
Il maîtrise non seulement les règles et les actes administratifs propres au droit des marchés, mais aussi les règlementations en vigueur dans le domaine social du BTP.
Au-delà de la réalisation des tâches administratives, il est la véritable cheville ouvrière de la bonne gestion des dossiers grâce à sa communication avec les différents personnels de l’entreprise ainsi qu’avec ses partenaires et interlocuteurs externes.
A ce titre, ce dernier aura notamment pour missions :
* Assurer le suivi administratif des offres et des marchés de l’entreprise :
o Présélectionner des offres pouvant correspondre aux compétences de l’entreprise et les transmettre au responsable (chef d’entreprise, conducteur de travaux…) ;
o Participer à la constitution administrative du dossier de réponse à la consultation (entreprise isolée, groupement conjoint ou solidaire : différentes pièces, procédures administratives …) sous le contrôle du responsable du dossier ;
o Assurer le suivi administratif du dossier d’offre accepté jusqu’au démarrage des travaux (pièces, échéances…) ;
o Collecter les justificatifs obligatoires annuels ou semestriels auprès des organismes sociaux et fiscaux et assurer leur mise à jour (imprimés URSSAF, imprimé impôts, Kbis, documents assurances, caisse de congés payés, déclarations sur l’honneur…) ;
Assurer le suivi administratif des travaux :
* Ouvrir, à la demandedu responsable des travaux, un dossier administratif de chantier ;
* Collecter en interne les informations permettant le suivi financier et administratif du chantier en liaison avec les différents services de l’entreprise : relevé d’heures, commandes matériel et matériaux, factures, comptes-rendus de chantier ;
* Pointage des factures fournisseurs avec le BL saisis en provision ;
* Traiter, c'est-à-dire diffuser ou enregistrer les données reçues. 5. Suivre et clôturer, en accord avec le responsable du dossier, les chantiers administrativement et financièrement (DOE, PV de réception, certificat de capacités, levée des cautions, retenues de garantie…) ;
Assurer le suivi administratif de la sous-traitance :
* Constituer le dossier du sous-traitant ;
* Demander l’agrément du sous-traitant ;
* Préparer les pièces nécessaires au montage du dossier initial du sous- traitant (contrat, bon de commande...) ;
* Suivre administrativement le dossier du sous-traitant (URSSAF, impôts, assurances, attestations de lutte contre le travail clandestin…) ;
Assurer l’assistanat administratif de la gestion du personnel BTP :
* Préparer les éléments nécessaires à la paye et les transmettre aux services compétents ;
* Suivre administrativement la formation du personnel ;
* Veiller au renouvellement des habilitations et des formations obligatoires ;
* Assurer le suivi administratif du personnel intérimaire, saisie des heures sur les différentes plateformes ;
* Suivre les rendez-vous des visites médicales périodiques ;
De niveau Bac (Bac professionnel, technologique, ...) à Bac+2 (BTS, ...) en secrétariat, bureautique.
La maîtrise des outils informatiques est indispensable pour ce poste.
Une période de formation d’un mois avec l’actuelle salariée en poste est prévue afin d’assurer la transmission des dossiers en cours.
Une expérience de minimum 2 années sur un poste similaire est requise idéalement acquise dans le secteur d’activité.
Véritable spécialiste du secrétariat, l’assistant(e) Administratif(ve) devra maîtriser les rouages de la documentation dans sa globalité.
La polyvalence, le sens de l’organisation et la capacité à faire preuve de réactivité sont des qualités requises pour travailler au sein de la structure.
Une bonne élocution ainsi qu’une expression écrite de qualité sont vivement recommandées.
Le candidat devra également démontrer de capacité de synthèse dans la vision de ses tâches quotidiennes.
Facilitateur de recrutements depuis 2010, AVANTAGE RH accompagne ses clients et ses candidats pour trouver l’adéquation sur-mesure entre un futur collaborateur et son entreprise.
Notre savoir-faire:
* Recrutement middle et executive management
* Approche directe cadres dirigeants
* Validation de candidatures Assessment center ou mises en situation professionnelle
Nous privilégions :
* une compréhension fine du poste et le potentiel d'attractivité de son environnement,
* le sourcing sur les réseaux sociaux et CVthèques,
* l'attention portée à l'expérience candidat,
* la capacité à utiliser à bon escient les tests basés sur des algorithmes de prédiction d'affinité.
Les entreprises et les candidats qui font appel à nous se reconnaissent dans l’ ADN de notre équipe ambassadrice en recrutement:
* le recrutement affinitaire vs. l’expertise technique
* l’épreuve du réel vs. le déclaratif du CV
* créateurs de moments d'émotions vs. l’industrialisation des process
* farmers vs. chasseurs
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