Office manager en cdi

Au sein de l’équipe de direction et sous la responsabilité du DAF, vous êtes garant.e du bien être des collaborateur.rice.s, de la vie des bureaux et de la gestion administrative RH des ressources.


Général :

* Accueil des visiteurs, réponse aux appels entrants ;
* Assure les communications internes ;
* Participe à la préparation du trafic de l’Agence : veille et conseil ;
* Fait évoluer et propose de nouveaux process pour optimiser globalement le fonctionnement du bureau ;
* Organise les comités de direction ;


Administratif RH :

* Aide et conseil aux recrutements : accompagnement des managers, rédaction des annonces, des fiches de poste, pré-qualification, gestion des Jobboards ;
* Assure le suivi des on et off boarding au niveau administratif et logistique, suivi des périodes d’essai, édition des contrats de travail, suivi des préavis, gestion administratives des stagiaires et alternant.e.s ;
* Crée, suit et met à jour les dossiers du personnel ;
* Prépare la paie via Payfit ;
* Commande les titres restaurant via Swile ;
* Gère les contrats des divers partenaires : mutuelle, prévoyance, avantages ...
* Organise les visites médicales ;
* Conseille et accompagne les collaborateurs sur diverses questions RH et démarches administratives ;
* Répertorie et suit les talents freelances ;


Services généraux en binôme avec le DAF :

* Gère le parc informatique et suit le stock de matériel informatique ;
* Suit les contrats et cahier des charges des divers prestataires du bureau : mise en concurrence, suivi des prestations ;
* Commande les consommables ;
* Aide au suivi et au bon déroulement des petites interventions et travaux d'embellissement ;
* Accompagne les équipes à l’optimisation de l’agencement des espaces ;

Happiness management :

* Organise, pilote et coordonne les événements internes : afterworks mensuels (anniversaires / départs - arrivées), événements ponctuels (séminaire / soirée annuelle / secret santa ...) ;
* Travaille en collaboration avec le comité de direction et les managers pour trouver des idées pour animer et améliorer le quotidien des équipes.


Compétences requises :

* Très bonnes qualités relationnelles : savoir échanger avec tous types de profils et instaurer une relation de confiance. Être discret.e, avoir le sens du service et de l’impartialité.
* Rigueur, organisation et autonomie : avoir le souci du détail, savoir communiquer sur les actions mises en place, être force de proposition et savoir proposer des solutions.
* Légal RH : avoir de bonnes connaissances de l’environnement légal et administratif Français autour de la gestion des ressources humaines, être curieux.se et aimer se renseigner sur les dernières tendances RH.
* Enthousiasme et énergie : être fédérateur.rice et apporter une énergie positive. Savoir être flexible et rester constant.e face à la diversité des missions.
* Bonne maitrise de l’anglais.


Process du recrutement :

* Premier échange téléphonique – 30/45 min avec l’office manager actuel.
* Entretien avec l’office manager actuel et le DAF, mise en situation et visite de l’agence – 1h/1h30.
* Entretien final avec deux membres de l’équipe de direction – 1h. Possible en visio.


Conditions et avantages :

* Bureaux magnifiques au RDC d'une copropriété située à proximité de Gare de l’Est ;
* Mutuelle Alan prise en charge à 50% ;
* Titres restaurant Swile de 10€ pris en charge à 55% ;
* Gymlib, forfait très intéressant ;
* Une semaine de congés offerte à Noël ;
* Télétravail : 1 journée par mois (non imposée).