Assistant administratif et pédagogique (h/f)

L'école Thierry Marx Collège recherche une Assistant(e) Administratif et Pédagogique en contrat à durée indéterminée à temps plein.
L'Assistant(e) Administratif et Pédagogique est placé sous la responsabilité directe du Directeur de Site ou Direction des Etudes.

Vous serez en charge des missions suivantes :

Sur le plan administratif :
-Accueil physique et téléphonique des étudiants, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises...) ;
-Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
-Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, relances...) ;
-Gérer les commandes de fournitures et suivre l'évolution des stocks ;
-Mettre à jour les différents tableaux de bords.

Sur le plan pédagogique :
-Aider à concevoir les plannings des formateurs et des étudiants
-Préparer l'organisation et la gestion logistique des épreuves d'examens (sujets, copies pour correction, récupération des notes, salle d'examen, etc...) ;
-Mettre à jour la base de données des étudiants et gérer les absences ;
-Communiquer auprès des étudiants, les différents temps forts de l'établissement (Galas, Voyages d'études, Olympiades...) ;
-Participer à l'organisation des réunions pédagogiques (conseils de classes...) ;
-Collaborer à la gestion pédagogique des dossiers étudiants : inscription aux examens ; saisie des notes ; délivrance d'attestation de formation ou de scolarité ;
-Suivre et recueillir les heures d'enseignements des formateurs ;
-Gérer les inscriptions des étudiants à la Sécurité Sociale Etudiante et au BDE.

-Gestion de l'équipe des formateurs :
Accueillir les intervenants
Communiquer les informations relatives aux intervenants (emploi du temps, absences, identifiants intranet...)
Assister techniquement les intervenants (préparation du matériel pédagogique, etc...)

-Gestion de l'organisation pédagogique des étudiants :

Assurer l'interface avec les étudiants (informations diverses, réponses aux questions/problèmes et information au RP, accueil physique et téléphonique, changement d'emploi du temps, absence des intervenants, certificats, etc...)

Suivre la formation des étudiants

Participer à l'évaluation de la satisfaction de la formation
(diffusion enquêtes, participation aux réunions pédagogiques)

Edition des feuilles d'émargement

Constituer les dossiers pour arbitrage

Préparer les moments forts de l'année (rentrée, visites/sorties, examens, bilans, réunions, jury...)

Les « savoirs » :

Niveau Bac Pro secrétariat à Bac+2 (AG ou AM)

Expérience(s) professionnelle(s) requise(s) :
-Secrétariat,
-Service administratif idéalement au sein d'organismes de formation ; d'OPCA...

Les « savoir-faire » :

Maîtrise des techniques de secrétariat ;
Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
Connaissance des dispositifs de formation ;
Maîtrise de l'anglais appréciée ;
Maîtrise des NTIC.

Les « savoir-être » :

-Qualité relationnelle et rédactionnelle ;
-Esprit d'équipe ;
-Etre autonome et polyvalent ; capacité d'adaptation face aux nouvelles procédures/directives ;
-Sens de l'organisation.