Responsable administratif h/f

L'Agence d'urbanisme, région nîmoise et alésienne (A'U) accompagne depuis 35 ans ses partenaires publics dans leurs réflexions et projets en matière d'urbanisme, d'aménagement et de développement du territoire.

Structure associative, son programme d'activité est défini et financé par ses membres adhérents (Etat et collectivités locales), dans le cadre de conventions partenariales.

Véritable outil local d'ingénierie territoriale, l'Agence est composée d'une équipe pluridisciplinaire d'une vingtaine de personnes soucieuses d'imaginer les territoires de demain et d'accompagner les collectivités territoriales dans leurs transitions. En tant que responsable administratif (H/F), vous renforcerez une équipe administrative composée d'un Directeur, auquel vous serez rattaché(e) et d'une chargée administrative dont vous coordonnerez et suivrez les actions. L'agence s'appuie aussi sur deux cabinets, comptable et social, qui établissent, arrêtent les comptes et éditent les bulletins de paie.

Suite à un audit interne (en cours) vous aurez notamment la charge de la création ou actualisation de procédures et notes administratives, financières et sociales, qui contribueront à garantir le bon fonctionnement de l'agence. Un regard externe et expert sera donc attendu.

Dans ce contexte, vos missions concernent notamment :

L'administration du personnel : entrées et sorties, recrutement, contrat de travail, fiches de fonction, ainsi qu'en collaboration avec le Directeur, suivi des jours de repos, des heures supplémentaires, des salaires, charges sociales, notes de frais ;
Le paramétrage et le suivi du logiciel interne de gestion administrative ;

La formalisation de procédures internes et externes (dont registre des délégations, livret d'accueil, DUERP, RGPD), leur suivi et mise en oeuvre ;
La veille juridique et sociale ;
L'organisation, la préparation des instances, des réunions CSE ;
La gestion administrative et financière des partenaires (conventions, facturations, relance)
L'élaboration, la mise en oeuvre d'un budget et suivi de la situation de la trésorerie ;
Le suivi contractuel des fournisseurs ;
Le suivi des comptes, passage d'ordre et validation des opérations bancaires ;
Les relations avec les référents comptable, social et bancaire ;