Assistant de direction des services techniques

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé sous la responsabilité du Directeur du pôle Qualité Urbaine et Développement du Patrimoine, il sera chargé d’apporter une aide permanente à la Direction des Services Techniques et plus particulièrement aux cadres des services bâtiments et espaces verts – espaces publics en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Pour ce faire il devra notamment :
•Organiser et planifier des réunions des cadres de la direction
•Contribuer à l’organisation et à la planification de l’activité des régies bâtiments et voirie
•Accueillir et renseigner les administrés, les fournisseurs, les entreprises, les agents municipaux
•Assister les cadres du CTM dans les tâches administratives :
oGérer le courrier des cadres de la direction
oInstruire des dossiers et appliquer des procédures administratives en lien avec l’occupation du domaine public
oSuivre des projets et activités de la direction
oGérer l'information, le classement et l’archivage de documents
oCréer et traiter les fiches d’intervention (GIPI, PRELOC,…)
oPréparer les courriers, tableaux, présentations, notes, …
oEnregistrer la main d’œuvre après contrôle des techniciens, relever les HS/HR mensuelles
oSaisir et gérer des bons de commandes du CTM sous logiciel CIRIL
oContrôler et valider des factures – fournitures
•Relever mensuellement les kilométrages des véhicules municipaux
•Gérer les prêts des clés des bâtiments communaux
•Gérer les achats annuels et ponctuels des Equipements de protection individuels du pôle
•Contrôler les livraisons des commandes arrivant au CTM
•Suppléer l’assistante située en Mairie Profils recherchés •Idéalement, titulaire en poste ou lauréat de concours
•Capacité à contribuer à l’Esprit d’équipe
•Rigoureux, organisé et réactif
•Maîtrise des logiciel de bureautique et idéalement des progiciels de gestion (ciril, fluxnet, diva,…)
•Notions des procédures et règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
•Expression orale et écrite de qualité
•Facilité à traiter des tâches et doléances avec diplomatie