Assistante de direction h/f

Métier
Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante de Direction F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDI
Télétravail
Oui
Présentation du service
Présentation de l'équipe de la Direction des Soins
La direction des soins et des activités paramédicales (DSAP) du site de la Pitié-Salpêtrière est chargée d'assurer la qualité et la sécurité des soins. Elle coordonne la mise en oeuvre et l'évaluation du projet de soins, tout en veillant à la continuité des soins et la cohérence des parcours de soins des patients.
- 1 directeur des soins
- 3 cadres supérieurs de santé en mission transversale (Ressources humaines / Suppléance / Qualité - Gestion des risques) et 1 cadre de santé en mission transversale Qualité - Gestion des risques
- Equipe de la suppléance dont 6 cadres de santé (jour et nuit)
- Equipe du Service de transport interne par ambulances dont 1 cadre de santé et un adjoint
- Equipe de la Chambre mortuaire dont 1 cadre de santé
Vos missions
Mission générale
Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques de la direction des soins.
Missions permanentes
· Organiser et gérer les l'agenda : prise de rendez-vous, suivi, veille et alerte si nécessaire
· Planifier et organiser des réunions, visites, conférences, événements, séminaires, commissions et instances
· Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques
· Accueillir les personnes
· Reproduire et diffuser des documents et des dossiers
· Traiter et gérer le suivi des courriers, dossiers, documents dans son domaine de compétence (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
· Suivre et assurer la mise à jour des tableaux de bords de la Direction des Soins
· Effectuer des recherches documentaires à la demande
Missions ponctuelles
· Organiser des réunions préparation ordre du jour, feuille d'émargement, présentations PPT, compte-rendu
· Suivre les plannings prévisionnels de présence des membres de la Direction des soins, y compris la pose des congés (Gestime)
· Gérer les stocks des fournitures de bureau
· Gérer les demandes des prestations logistiques, des interventions des services techniques ou du service informatique
Remplacer l'Assistante de la coordination générale des soins lors des absences pour congés.
Profil recherché
COMPETENCES :
Savoir-faire requis
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes et des publics
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret et la discrétion professionnelle
- Reporting
- Respecter les échéances
- Identifier, analyser, prioriser, synthétiser et transmettre les informations
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe
- Maîtriser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication
- Maîtriser les techniques de recherche d'informations
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
QUALITES REQUISES :
- Sens de la méthode, rigueur professionnelle, sens de la priorisation
- Sens des responsabilités, esprit d'initiative, créativité
- Autonomie, capacité d'analyse et d'écoute
- Sens du travail en équipe
- Compétences relationnelles
- Adaptabilité
Horaires de travail
Amplitude horaire comprise entre 8h30 et 17 h 30, Temps plein - base horaire journalière 7 h 30 Du l
Description de l'hôpital
Situé à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes : affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité.
Service d'affectation
Direction des Soins et des Activités Paramédicales
Référence de l'offre
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