Un assistant ou une assistante de direction en charge des représentations cdd 1 an

Vos missions

Missions de secrétariat

- Gestion des agendas

- Organisation de réunions, de rendez-vous, préparation de dossiers, prises de notes

- Gestion des appels téléphoniques, missions d’accueil

- Gestion des déplacements

Gestion du courrier

- Gestion des courriers et des courriels via un logiciel (Elise)

- Rédaction de courriers, de comptes rendus

- Suivi des parapheurs, classement et archivage

Préparation des réunions des commissions et séances plénières de l'Assemblée Régionale

- Suivi des rapports CR, CP et commissions thématiques ainsi que des visas

- Constitution des dossiers pour l’élu (e)

- Gestion des mandats spéciaux et des présences

Gestion des fichiers électroniques

- Gestion de fichiers contacts dans le respect des règles RGPD

Missions diverses

- Recherches documentaires et suivi de l’actualité en lien avec la délégation de l’élu

- Accompagnement de stagiaires

> Votre profil

- Formation en secrétariat et bonne maitrise des outils bureautiques (Pack Office) et des outils de communication (Teams)

- Principes rédactionnels des notes, compte-rendu et courriers (une connaissance d'un logiciel d'enregistrement des courriers serait appréciée)

- Maîtrise des procédures administratives,

- Connaissance de l’environnement public et du fonctionnement des collectivités territoriales

- Classement et archivage,

- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire,

- Organiser, gérer, anticiper,

- S’adapter au changement,

- Faire preuve de fiabilité et de discrétion

- Savoir rendre compte et faire preuve de réactivité,

- Garantir la confidentialité,

- Connaissance souhaitée du fonctionnement des collectivités territoriales et du travail avec des élus

> Spécificités

Pics d’activité conjoncturels / Contraintes horaires et calendaires spécifiques