Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

L’assistant(e) administratif(ve) assure l’accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité du service et assure le suivi administratif du service.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

- Assurer l’accueil téléphonique et physique du public
- Gestion des élections

• Veiller à la gestion des listes électorales et du Répertoire Électorale Unique (REU)

• Assurer la saisie informatique sur le logiciel métier des inscriptions sur la liste électorale (nouveaux arrivants à St-Paul, modifications d’adresse, modifications des noms d’usage, affectations des bureaux de vote…)

• Préparer les commissions de contrôle : convocations, tableaux des mouvements, procès-verbal

• Gérer les procurations

• Gérer les situations particulières (personnes sous tutelle, naturalisées, inscription d’office par le tribunal,…).

• Rédiger les courriers et divers documents concernant les élections

• Répondre aux enquêtes administratives

• Assurer l’organisation administrative et technique des scrutins électoraux - la préparation humaine, logistique et matérielle des scrutins en transversalité avec les services opérationnels (services techniques, informatique, police municipale, moyens généraux, travaux de reprographie, etc.)

• Préparer des documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, gestion du personnel travaillant lors des scrutins, listes d’émargements, des cartes retournées, des procurations, de différents imprimés, affiches et étiquettes…).

• Participer aux réunions préparatoires

• Assurer, sous le contrôle du ou de la responsable du service, la préparation et le suivi du budget alloué aux élections (demandes de devis, établissement des bons de commande, suivi des dépenses et bilan)

• Traiter la gestion des retours de cartes électorales et des retours de propagandes

• Participer, en lien avec le chef de service à la révision des listes électorales
- Assurer la gestion du dossier des jurés d’assises : préparation de la liste envoyée au TGI (tirage au sort, 1er courrier d’information, courrier de rappel), suivi de la liste des jurés en lien avec le TGI (modification état-civil, décès…)
- Gérer les stocks de fournitures et les nouvelles commandes
- Assurer l’archivage

Organiser des manifestations : remise des cartes électorales aux jeunes inscrits d'office, réception des nouveaux citoyens

Formaliser et/ou adapter les procédures et accompagner l'équipe dans leur appropriation,
- Assurer le recensement militaire (accueil des jeunes, réception des pièces constitution du dossier)
- Réaliser des tableaux de bord de suivi d'activité à remonter au responsable :

o Participer à la définition et la construction des outils et indicateurs permettant de suivre l'activité

o Assurer le reporting de ces indicateurs et les analyser

o Identifier et déployer les actions d'amélioration ou les actions correctives

- Connaissance des procédures d'accueil, des fiches pratiques,
- Connaissance du droit électoral, droit de la famille, droit des personnes

Connaissance de l’organisation des services municipaux et de l’environnement territorial
- Connaissance du territoire
- Maitrise de l'outil informatique et des différents logiciels métiers et les plateformes en ligne de l’INSEE (REU – ELIRE)
- Sens du service public, loyauté, rigueur, disponibilité, esprit d'équipe
- Organiser méthodiquement son travail en fonction des échéances
- Appliquer des procédures
- Capacités rédactionnelles
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels métiers, et la suite bureautique
- Accueillir, communiquer
- Gérer des situations conflictuelles