Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire et Régime indemnitaire Descriptif de l'emploi Rattaché(e) à la Directrice du CCAS, au sein d’une équipe composée de 20 collaborateurs répartis en 5 pôles (pôle administration générale et ressources, pôle petite enfance-famille, pôle solidarité, pôle social, pôle séniors) Missions / conditions d'exercice •Assistance de la Direction :
oParticipation au fonctionnement administratif et budgétaire, notamment pour :
La rédaction de compte-rendu de réunions
Le rapport d'activité annuel du service
Le budget ainsi que l'ensemble des documents budgétaires
Le bilan financier annuel des actions du service
Exécution budgétaire : engagements et liquidations des dépenses, encaissements
Classement et archivage des pièces comptables
Contrôle des régies
Gestion de la TVA, la trésorerie et l'actif (inventaire - amortissement)
oParticipation au fonctionnement en matière de ressources humaines, notamment pour :
La préparation et l’élaboration des documents administratifs (arrêtés, contrats, etc.)
La gestion administrative des dossiers et carrières du personnel
La gestion de la paie et des déclarations mensuelles/annuelles de salaires, en lien avec le Centre de Gestion
Gestion des absences pour maladies/accident du travail et traitement des demandes de remboursement de salaires (assurances ou CPAM)
La création et le suivi des tableaux de bords RH, selon les besoins
Sollicitation des prises en charge auprès de l’Etat pour les contrats aidés et suivi des sommes encaissées
oGestion administrative des Conseils d’Administration (convocations et suivi du quorum, délibérations, procès-verbal, classement, transmission et communication des actes)
oSoutien dans l’animation des partenariats et la représentation de la collectivité
oParticipation à la mise en œuvre et au suivi du lancement des nouvelles actions
oCollaboration avec le service Commande Publique de la Ville de Moulins dans le cadre des marchés conclus par la collectivité
•Participation à l'élaboration, l'animation et l'évaluation du projet social de territoire
•Participation à la démarche d'amélioration continue de la qualité du service rendu aux usagers
•Soutien aux coordinateurs des pôles du CCAS dans la mise en œuvre de leurs actions et projets ponctuels et dans leur fonctionnement quotidien, notamment :
oElaboration et suivi budgétaire des pôles
oTâches administratives notamment : mise en forme de documents, rédaction de courriers
oParticipation à l’organisation et au déroulé des fêtes et manifestations organisées par les pôles notamment Déjeuner Municipal, Salon des Familles, Fête de Noël des enfants
•Correspondant CNAS : adhésion, radiation, relais d’informations auprès des agents
•À la mise en œuvre de la démarche RGPD
Missions ponctuelles :
Participation aux réunions d'équipe du pôle Petite Enfance-Famille
Assistant en Lieu d’Accueil Enfants Parents
Préparation et diffusion d'outils de communication en lien avec le service communication de la Ville et l'accueil du CCAS
Accueil physique et téléphonique des publics, notamment remplacement sur le poste d'accueil
Soutien dans l'organisation du fonctionnement du CCAS dans le respect de la règlementation, notamment participation :
à l’élaboration du bilan social de la collectivité
à la réalisation du plan de formation et l’établissement du bilan annuel
à la veille juridique et règlementaire Profils recherchés -Diplôme : Niveau Bac +2 ou équivalent, avec expérience signifcative
-Savoirs :
oCapacités rédactionnelles
oQualités relationnelles
oGestion des incivilités
-Connaissances techniques :
oMaitrise de l’outil informatique, des logiciels bureautiques, de l’outil numérique et d’internet
-Savoir-être :
oRigueur & Autonomie
oEsprit d’analyse, et adaptabilité
oSens du travail en équipe
oDiscrétion

-Permis B en cours de validité