Assistant(e) à la direction du pôle technique

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du pôle technique, l’agent exercera les missions suivantes :

 Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle technique

 Suivre les dossiers administratifs et gérer les demandes selon l'organisation.

 Assister un ou plusieurs responsables (DST, adjoint à la DST, chargée de mission Transition) dans l'organisation du travail.

• Secrétariat, saisie des documents et traitement de dossiers :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents et courriers
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gérer et actualiser une base d'informations (tableaux de bord)
- Rechercher des informations techniques ou réglementaires
- Rédiger des documents administratifs (courriers, actes…)
- Assurer le suivi des courriers de la vie des quartiers et du pôle technique
- Compléter les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires (ex Autorisations de travaux, Déclarations Préalables…)
- Rédiger des comptes rendus de réunion ou notes synthétiques
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat

• Accueil téléphonique du public (ponctuellement accueil physique)
- Recevoir et orienter les demandes concernant le pôle
- Conseiller et prendre des messages
- Rechercher et diffuser des informations
- Hiérarchiser des demandes selon leur priorité
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Photocopier et assembler des documents
- Trier, classer et archiver
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances

• Planification et suivi
- Gérer les agendas de l'équipe (DST, responsable ateliers, chargée de mission transition), prendre et organiser les rendez-vous.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
- Participer aux réunions hebdomadaires de la Vie des Quartiers et Bureau Municipal Technique.
- Administrer les logiciels d’interventions Betterstreet et Sogelink (arrêtés DT/DICT)
- Rédaction et suivi des arrêtés et autorisations de voirie, et de l’occupation du domaine public
- Suivi des réclamations et demandes d’intervention
- Gestion des commissions de sécurité (suivi du tableau de bord et référent pour les services de la Préfecture)
- Signalement et suivi des interventions sur les réseaux (éclairage public, EU, EP, télécom)
- Rendre compte régulièrement à la direction (points 3 fois par semaine)

• Divers
- Fournir une aide au suivi administratif des marchés publics.
- Saisie de bons de commandes
- Rechercher et proposer des applications métiers permettant une meilleure performance du service.

De formation Bac +2 Assistance de direction ou équivalent.

Compétences recherchées :

• Vocabulaire professionnel du service technique

• Rigueur et organisation

• Aptitudes rédactionnelles et orthographiques avérées

• Gestion autonome des priorités

• Excellente maitrise des outils informatiques cités

• Connaissance des procédures administratives

• Sens du service public et du travail en équipe, bon relationnel

• Réactivité, polyvalence, adaptabilité et force de proposition

• Expérience similaire souhaitée