Assistant administratif et pédagogique (h/f)

L'école ECEMA, recherche pour son site un(e) Assistant(e) Administratif et pédagogique.
Sur le plan administratif :
-Accueil physique et téléphonique des étudiants, des formateurs et des intervenants extérieurs (entreprises...) ;
-Saisir et mettre en forme divers documents administratifs ;
-Assurer la numérisation des documents administratifs (factures, relances...) ;
-Gérer le courrier ;
-Venir en appui du service commercial dans l'établissement des conventions de formation, des plannings et des programmes de formation ;
-Mettre à jour les différents tableaux de bords financiers.
Sur le plan pédagogique :
-Aider à concevoir les plannings des formateurs et des étudiants ;
-Participer à l'organisation et la gestion logistique des épreuves d'examens ;
-Mettre à jour la base de données des étudiants et gérer les absences ;
-Communiquer auprès des étudiants, les différents temps forts de l'établissement (Galas, Voyages d'études, Olympiades...) ;
-Participer à l'organisation des réunions pédagogiques (conseils de classes...) ;
-Collaborer à la gestion pédagogique des dossiers étudiants : inscription aux examens ; saisie des notes ; délivrance d'attestation de formation ou de scolarité ;
-Suivre et recueillir les heures d'enseignements des formateurs ;
-Gérer les inscriptions des étudiants à la Sécurité Sociale Etudiante et au BDE
Participer à la gestion de l'équipe des formateurs :
-Gérer les contrats des intervenants (dossiers, suivi administratif) en liaison avec le service RH
-Communiquer les informations relatives aux intervenants (emploi du temps, absences...)
-Assister techniquement les intervenants si besoin (préparation du matériels pédagogiques)
-Préparer les examens (mise en forme des sujets, envoi des copies pour correction, récupération des notes, préparation des salles d'examens...)
-Saisir les notes de partiels
-Prépare la paye des formateurs et vérifier les factures honoraires
Gestion de l'organisation pédagogique des étudiants :
-Assurer l'interface avec les étudiants (informations diverses, réponses aux questions / problèmes, changement emploi du temps, absences des intervenants, identifiants intranet, certificats...)
-Participer à l'évaluation de la satisfaction de la formation (participation aux réunions pédagogiques...)
-Editer les feuilles d'émargement
-Préparer les moments forts de l'année (rentrées, examens, bilans, réunions, jury...)
-Participation à la programmation des formations

Les « savoirs » :

Niveau Bac Pro secrétariat à Bac+2 (AG ou AM)

Expérience(s) professionnelle(s) requise(s) :
- Secrétariat,
- Service administratifs idéalement au sein d'organismes de formation ; d'OPCA...

Les « savoir-faire » :

- Maîtrise des techniques de secrétariat ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative ;
- Connaissance des dispositifs de formation ;
- Maîtrise des NTIC.

Les « savoir-être » :

- Qualité relationnelle et rédactionnelle ;
- Esprit d'équipe ;
- Etre autonome et polyvalent ; capacité d'adaptation face aux nouvelles procédures/directives ;
- Sens de l'organisation.