Assistante de direction (h/f)

Poste à pourvoir Assistante de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU), de son adjointe et de la cheffe du service communication et information
Emploi Secrétaire de direction (H/F)
Filière : appui au management et au pilotage
Emploi-repère Secrétaire de direction
Catégorie d’emploi Catégorie 3
Type de contrat Contrat à durée indéterminée / Temps complet
Motif Remplacement de personnel permanent
Localisation Saint-Denis (93)
Rémunération Selon expérience et niveau de formation, par référence aux grilles indiciaires des agences sanitaires en application du décret n°2003-224 du 07 mars 2003 ou selon statut particulier si fonctionnaire (détachement)


DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR
Missions générales


Vous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU), son adjointe et la cheffe du service communication et information pour démultiplier leur activité et leur faire gagner du temps.

Secrétariat de la directrice
* Assurer, en toute autonomie, la gestion de l’agenda et l’organisation de réunions internes et externes,
* Assurer la gestion de la boîte mails
* Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice, responsable, notamment confidentiels ou réservés
* Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs des agents de la DCIEU
* Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers de la directrice

Appui logistique et organisationnel à la directrice de la DCIEU, à son adjointe et à la cheffe du service communication et information
* Assurer l’organisation et le suivi, élaborer les ODJ et les dossiers, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision :
o Des réunions hebdomadaires du CODCIEU (managers de la DCIEU)
o Des réunions trimestrielles de coordination de DCIEU avec les autres directions de la HAS
o Des réunions mensuelles rassemblant l’ensemble des collaborateurs de la direction
o De toutes autres réunions ou séminaires qui s’avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la direction
o De réunions pour la cheffe du service communication et information
* Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes)
* Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur Teams
* Faciliter la circulation des informations de nature à intéresser tout ou partie des collaborateurs de la direction
* Elaborer ou participer à l’élaboration, mettre en forme et diffuser des documents (rapport, diaporama, note, message, mail interne…)
* Être le référent de la charte de conservation des documents de la DCIEU et du SCI
* Veiller à la qualité des relations avec les interlocuteurs des autres directions et services, partager les bonnes pratiques

Fonctionnement
* Maintenir à jour le fichier de contacts institutionnels (veille quotidienne, mise à jour post e-mailings), extraire les fichiers nécessaires aux e-mailings pilotés par le SCI
* Suivre les différents tableaux de bord du SCI
* Participer à la préparation du budget annuel de la direction
* Suivre l’exécution budgétaire de la direction
* Concevoir et actualiser des tableaux de bord d’activité, bilans d’activité
* Être force de proposition sur les outils à mettre en place pour optimiser en continu le fonctionnement de la direction
* Suivre le tableau mutualisé des congés, présence, télétravail de l’ensemble des agents de la DCIEU
* Etablir occasionnellement des bons de commande du SCI
Direction et service d’affectation Direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU)

La direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) est chargée, sous la responsabilité d’une directrice et de son adjointe, de concevoir et de mettre en place la stratégie de communication et d’information de l’institution. Elle en promeut le positionnement, l’image et les activités et facilite l’appropriation de ses productions par ses différents publics. Elle définit la politique d’implication de la société civile.
Elle est et organisée en 4 services – le service communication et information (SCI), le service presse (SP), le service documentation et veille (SDV) et le service engagement des usagers (SEU) – et compte une cheffe de projet en charge de l’amélioration de l’impact des recommandations.


PROFIL RECHERCHE
Formation De Bac à Bac + 3 en appui au management / secrétariat / gestion-administration

Expérience



Vous pouvez idéalement vous prévaloir d’une première expérience sur un poste avec des activités similaires.
Compétences
Pour mener à bien les missions du poste, vous savez comprendre et traduire les intentions et contraintes de votre responsable pour démultiplier son action. Vous savez mettre en œuvre rapidement les missions qui vous sont confiée. Un grand sens de la confidentialité est essentiel.

Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe, vous faites preuve de rigueur et d’un grand sens de l’organisation. Réactivité et sens des priorités sont nécessaires au regard des nombreuses interactions quotidiennes caractérisant ce poste, en particulier en interne avec l’ensemble des services de la HAS.

Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et maitrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que l’application Teams. La facilité à s’approprier facilement de nouvelles applications est indispensable. Vous maitrisez par ailleurs parfaitement l’orthographe.

Polyvalent(e) et entreprenant(e), vous apportez une contribution active à la construction et à l’organisation du collectif de travail.



LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ
Autorité publique indépendante à caractère scientifique, la Haute Autorité de santé (HAS) vise à développer la qualité dans les champs sanitaire, social et médico-social, au bénéfice des personnes.
Elle travaille au côté des pouvoirs publics dont elle éclaire la décision, avec les professionnels de santé pour optimiser leurs pratiques et organisations, et au bénéfice des usagers dont elle renforce la capacité à faire des choix.

Elle exerce trois missions principales :

* Évaluer les médicaments, dispositifs et actes en vue de leur remboursement ;
* Recommander les bonnes pratiques professionnelles, élaborer des recommandations vaccinales et de santé publique ;
* Mesurer et améliorer la qualité dans les hôpitaux, cliniques, en médecine de ville et dans les structures sociales et médico-sociales.

La HAS exerce son activité dans le respect de trois valeurs : la rigueur scientifique, l'indépendance et la transparence.

Créée par la loi du 13 août 2004 relative à l’Assurance maladie, elle est organisée autour :

* D’un Collège de huit membres dont un président ;
* De commissions spécialisées présidées par des membres du Collège ;
* De services répartis en cinq directions opérationnelles.



Ref : C157O85426