Assistant administratif (h/f)

Sous la responsabilité du responsable du service, l’assistant administratif Petite-Enfance

participe à la gestion des crèches.

Vous participez au fonctionnement de la commission d’attribution des places en crèches.

Vous êtes en charge de la gestion des contrats d’accueil des enfants (réguliers et

occasionnels).

Vous assurez la gestion des dossiers d’allocation pour garde d’enfants (AMGE et

AMGEAD).

Vous réalisez les bons de commandes et assurez le suivi des factures.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les directrices de crèches, et la responsable

du service Petite-Enfance. Vous collaborez aussi avec les régisseurs et agents comptables

de la ville.

Vous êtes en en relation avec les parents, prestataires, et fournisseurs.

Vous gérez le planning et le suivi des audiences de l’élue déléguée

Vous participez et soutenez le service Petite enfance dans ses évènementiels (forum petite

enfance, fêtes des crèches, etc.)

Participer au fonctionnement de la commission d’attribution des places en crèches
- gérer la liste d’attente des dossiers sur concerto
- coordonner la liste des places à attribuer
- participer aux pré-attributions
- communiquer aux familles les attributions et les rejets
- inscrire les enfants

Gérer les contrats d’accueil en crèches
- réaliser les contrats d’accueil
- établir les tarifs et les mettre à jour - instruire les demandes de modifications et de ruptures de contrat
- suivre les pointages, établir les éléments de facturation (pénalités, déductions au regard de justificatifs, etc.) et réaliser les « bascules » mensuelles
- répondre aux usagers

Gérer les dossiers d’AMGE et d’AMGEAD
- instruire les demandes d’allocations
- renseigner la base de données et la tenir à jour
- transmettre mensuellement au régisseur la liste des bénéficiaires pour mandatement
- communiquer avec les familles et répondre à leurs questions

Assurer la gestion comptable des crèches
- réaliser les engagements et les bons de

commandes (en fonction des marchés en cours

ou des devis)
- vérifier la conformité des factures et communiquer avec les prestataires et fournisseurs en cas de non-conformité
- rapprocher les factures, solder les engagements non consommés
- assurer les écritures de fin d’exercices
- coordonner les demandes d’investissements et assurer le suivi des achats
- communiquer avec les prestataires et fournisseurs et les directions des EAJE et répondre à leurs questions

Gérer le planning et le suivi des audiences de l’élu déléguée de secteur
- prendre connaissance des demandes
- répondre si possible aux questions posées
- proposer le cas échéant un rendez-vous en fonction des disponibilités de l’élu
- assister l’élu lors de ses audiences
- assurer le suivi des décisions

Participer aux événementiels de la petite enfance
- Forum petite enfance, divers évènementiels organisés sur la ville

1. Savoirs/diplômes :
- Maîtrise de la langue française (écrit) et capacités orales et rédactionnelles (compte-rendu, courriers,

entretiens avec les familles…)
- savoir planifier un travail de manière autonome et dans un délai établi
- Connaissance du fonctionnement de la fonction publique territoriale
- Collaboration et partage des informations
- Connaissance de la comptabilité publique et du suivi budgétaire
- Connaissance des modalités d'achat public et d'application du code des marchés publics
- Connaissance des métiers de la Petite-Enfance et des règlements de fonctionnement des EAJE
- Polyvalence, rigueur, discrétion et capacité d’initiative

Savoirs faire :
- Maîtrise bureautiques (Outlook, Word – niveau 3, Excel – niveau 1…)
- Maîtrise logiciels de gestion financière (Civil Finances – émission des bons de commandes,

rapprochement des factures, transferts de crédits, rattachements) et des activités (Concerto –

inscriptions aux activités, contrats, réservations, pointages, régularisations, tarification, traitement des

demandes…)
- Maîtrise des processus et circuits décisionnels
- Techniques d'élaboration de compte-rendu

2. Qualités relationnelles exigées :
- savoir travailler en équipe (tâches partagées)
- posséder un bon relationnel
- comprendre les besoins des différents interlocuteurs, capacité à s’adapter à différents publics
- savoir dialoguer avec les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs