Gestionnaire administratif-ve (h/f)

À propos de nous

L’UPVD est une université pluridisciplinaire favorisant l’égalité des chances, avec un fort ancrage territorial en Occitanie Pyrénées-Méditerranée : 4 sites à Perpignan et 4 autres dans les Pyrénées-Orientales (Canet, Tautavel et Font-Romeu, Port-Vendres), 3 sites dans l’Aude (2 à Narbonne et 1 à Carcassonne) et deux sites délocalisés à Paris et au Maroc.
Comptant environ 9500 étudiants dont 350 doctorants, l’UPVD emploie près de 450 personnels enseignants-chercheurs et enseignants, 400 personnels administratifs et techniques et plus de 600 vacataires. L’université compte 5 facultés et 3 instituts. Forte de ses 17 laboratoires dont beaucoup sont liés à des instituts nationaux (ex. CNRS), de ses deux fédérations de recherche, de ses écoles doctorales, l’UPVD est en pointe sur les enjeux sociétaux actuels, notamment la transition écologique, la biodiversité et l’adaptation des plantes aux changements climatiques. Ses axes de recherche concernent plus généralement le monde du vivant, les sciences et techniques, les lettres et sciences humaines mais également le droit, les sciences économiques et le management. L’UPVD compte également une Fondation Universitaire.


Mission

Le laboratoire de modélisation pluridisciplinaire et simulations (LAMPS) recrute un-e gestionnaire administratif-ve.

Trois missions :

Assistante technique et administrative

Assister le Directeur dans les aspects administratifs de secrétariat et d'organisation,

Accueillir et assister les invités étrangers, doctorants, stagiaires (informatique, logement, dossiers de financement) durant leurs séjours

Communication

Assurer la réalisation matérielle, la logistique et la mise en œuvre d'actions ou d'événements.

Collecter et référencer les publications du laboratoire (référent (HAL)).

Maintenance

Gérer, installer et effectuer la maintenance du matériel informatique (postes informatiques, périphériques), sur tout type d’environnement (Windows, Mac, Linux).

Assurer l'assistance matérielle ou logicielle auprès des utilisateurs du laboratoire (conseil, dépannages, entretien et installation d'équipements informatiques ou bureautiques).

Activités principales :

Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité

Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes

Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines)

Assurer l'assistance technique pour les colloques, les séminaires, les expositions et la réalisation des éléments de communication

Garantir le fonctionnement et l'utilisation des moyens techniques associés à ces actions : accueil, éclairage, sécurité, multimédia, visioconférence, mode d'exposition, page web

Réceptionner, installer et mettre à jour les postes de travail et les périphériques en respectant les consignes de la structure

Procéder aux dépannages de premier niveau des différents matériels

Procéder aux dépannages de premier niveau en cas de problèmes d'accès au réseau et à internet

Signaler des incidents et anomalies de fonctionnement sur les postes de travail, imprimantes et autres périphériques

Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

Activités secondaires :

Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité

Tenir à jour l'inventaire du parc matériel informatique, périphérique et audiovisuel

Gérer les informations sur l'état du parc (matériels, logiciels, licences)


Profil

Poste ouvert aux contractuels catégorie C

CDD d'un an à 100% - date de prise de poste souhaitée début mars 2025

Le dossier de candidature complet (lettre de motivation, CV) est à transmettre pour le 9 février 2025, délai de rigueur.

Connaissances :

1 - Environnement et réseaux professionnels

2 - Techniques d'élaboration de documents

3 - Culture internet

4 - Droit de la propriété intellectuelle (notion de base)

5 - Techniques d'installation et de maintenance des matériels et logiciels

6 - Diagnostic et résolution de problèmes (connaissance générale)

7 - Architecture des équipements locaux (connaissance générale)

8 - Techniques d'accueil téléphonique et physique

Savoir-faire :

1 - Travailler en équipe

2 - Savoir rendre compte

3 - Utiliser les outils bureautiques

4 - Rédiger des rapports ou des documents

5 - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

6 - Communiquer et faire preuve de pédagogie

7 - Diagnostiquer l'origine d'une panne

8 - Utiliser les outils et/ou des techniques de gestion de parc informatique (application)

9 - Utiliser un service d'assistance

10 - Utiliser les périphériques de son poste d'édition

11 - Accueillir et prendre des messages

12 - Accueillir les populations concernées

13 - Enregistrer et classer les documents

14 - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir être :

1 - Sens relationnel

2 - Capacité d'écoute

3 - Curiosité intellectuelle

4 - Capacité d'adaptation

5 - Réactivité

6 - Autonomie / Confiance en soi

7 - Sens de l'organisation

8 - Rigueur et fiabilité

9 - Sens critique

Temps de travail : Le protocole sur le temps de travail en vigueur à l’UPVD prévoit un temps de travail effectif de 37h30 hebdomadaires

Avantages : 57 jours de congés annuels ; possibilité de bénéficier de l’ensemble des services proposés par le CASUP (réductions, activités sportives et culturelles sur le campus…)

Fourchette salariale : Le protocole de gestion des personnels contractuels en vigueur à l’UPVD prévoit une grille de rémunération en fonction de l’expérience de l’agent sur le poste concerné.

Pour ce poste de catégorie C, la fourchette salariale est comprise entre 1824 € et 1859 € bruts/mensuel.