Assistant(e) de directions (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Définition
L'Assistant(e) de Direction occupe un poste partagé et ses services de rattachement sont la Direction du Patrimoine, des Achats et des Ressources Matérielles (DPARM) d'une part, et la Direction des Services Numériques et des Ressources Biomédicales (DSNB), d'autre part.
Activités principales
- Organiser le traitement priorisé, la circulation et le classement de l'information
- Contribuer à l'organisation du travail au sein des 2 directions : assistance à la planification, à la préparation et au suivi des réunions ou instances, optimisation de la gestion d'agenda des directeurs et de l'encadrement
- Elaborer le calendrier de travail annuel des directions et planifier les réunions récurrentes.
- Assurer le secrétariat des réunions d'encadrement, de la coordination des Investissements et de la commission de développement durable par les directeurs.
- Rédiger des notes, des procédures, des conventions relatives à son domaine de compétences.
- Elaboration, suivi d'outils de gestion et communication aux interlocuteurs des directions
- Coordonner les réponses des directions aux sollicitations institutionnelles (rapport d'activité, plan de formation...) et des tutelles.
- Piloter la mise à jour des conventions de prestation et de coopération avec les partenaires externes, organiser les revues annuelles de convention, assister le directeur dans les démarches d'intégration de nouveaux clients
- Pôles : planifier l'organisation des réunions des trios de pôle, des bureaux de pôles (invitation, odj, supports), des conférences de pôles (invitation, déroulé de la journée)
- Assurer le secrétariat des cellules de crise et assurer le relai des informations urgentes auprès des cadres des deux directions.
Activités mutualisées
- Gestion des agendas et des boites courriels,
- Assurer le secrétariat et assurer le relai des informations
- Transmission des alertes diverses (fugues, médicaments, météorologie...)
- Gestion des 4 logements mis à disposition rue Jean de Neyman
- Procédure d'alerte dans le cadre des prélèvements d'organes
- Gestion du planning de réservation de salles de réunion du 4ème étage
Particularités du poste
-Au sein du trinôme, assurer la continuité de présence selon planning sur l'amplitude actuelle 8h30-18h du lundi au vendredi
-Contraintes de calendrier selon les réunions organisées et la planification des congés des assistant(e)s.
Lieu d'exercice des fonctions
Centre Hospitalier de Saint Nazaire
Précisions sur le poste
- Poste vacant à temps plein à pourvoir dès que possible
- 37h30/sem avec 14 jours de RTT

PROFIL RECHERCHÉ :

Exigence du poste
Diplôme d'Assistant(e) de direction de niveau III (Bac+2 : BTS, DUT ou équivalent)
Compétences requises (savoir-faire requis)
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire cohérent et exhaustif.
-Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
-Identifier les initiatives à prendre en évaluant la situation
-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
-S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
-Travailler en équipe / en réseau
-Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK, Outils Google) et téléphoniques (Zoom, Teams, ...)
Connaissances associées
-Connaître l'organisation générale du Centre Hospitalier : pôles, directions fonctionnelles, instances, comités et groupes de travail ; connaitre les orientations stratégiques du projet d'établissement.
-Identifier les partenaires du Centre Hospitalier ou structures de coopération : Ex : le GHT, la CLME, les GCS, le trésorier hospitalier, les établissements du territoire, les partenaires des groupements d'achat.
Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l'équipe. (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l'envoi de votre candidature)